5S: waarom niet?

Afgelopen week was ik met een aantal ondernemers in gesprek. Ze waren geïnteresseerd in Lean management en vroegen zich af hoe ze daarmee konden beginnen.

Ze hebben allemaal een MKB-bedrijf in de maak-industrie. Dus ik vertelde ze dat standaardisatie van het huidige proces een goede eerste stap kon zijn. En je kunt daarmee beginnen door een 5S project voor werkplekoptimalisatie uit te voeren. Met schone, nette en logisch ingedeelde werkplekken elimineer je veel verspillingen. Nadat ik ze de stappen van 5S had uitgelegd, waren ze alleen maar enthousiaster.

Beren op de weg

Toch hadden ze nog wel bedenkingen, De grootste punten waren de volgende:

• Hoe te beginnen?
• Hoe verkoop ik het aan mijn medewerkers?
• Waarom zouden ze eraan meewerken?
• Niet iedereen is hetzelfde, de één werkt graag netjes, de ander rommelig. Moet ik ze dat opleggen?

Dat is bijzonder: ondernemers die bang zijn dat hun medewerkers niet graag een schone en nette werkplek willen. Of daar op zijn minst het nut niet van inzien. Ik geloof er niets van.

Weerstand bij de baas

Ik heb inmiddels wel wat 5S-implementaties gedaan. Maar de weerstand ligt meestal niet bij de medewerkers. Die vinden het in het algemeen juist kicken dat hun werk zo belangrijk gevonden wordt en dat er:

• zoveel aandacht voor is
• geïnvesteerd wordt in mooie en nette werkplekken
• tijd wordt vrijgemaakt om hun werkplek netjes te krijgen en houden.

Nee, ik merk vaak juist meer weerstand bij de ondernemer of leidinggevenden:

• Zien mijn mensen het wel zitten? Straks vinden ze het niets!
• Waar moeten we beginnen?
• Snappen ze wel waarom het nodig is?
• Snap ik zelf eigenlijk wel wat het oplevert?

Waarom zou je het niet doen?

Deze weerstand kan de volgende basis hebben:

Onwetendheid: je weet niet wat het oplevert

De opbrengst zit hem in het verminderen van verspillingen. Daar heb ik eerder over geschreven. Je kunt bijvoorbeeld nagaan hoeveel tijd mensen kwijt zijn aan:

• Zoeken
• Wachten
• Iets halen of wegbrengen
• Iets vragen (dan zijn er zelfs twee mensen bezig)

Een simpel testje? Loop eens in je bedrijf rond en kijk dan hoeveel mensen met bovenstaande activiteiten (of eigenlijk non-activiteiten) bezig zijn. Als het 3 van de 10 mensen kun je dat beschouwen als 30% verlies van kostbare tijd. De uitkomst kan schrikken zijn. Maar je weet wat al dat verlies kost en wat je dus in potentie kunt investeren om het beter te krijgen.

Dat rechtvaardigt bijna altijd de investering in tijd en geld die een 5S programma kost.

Angst voor mislukken of gebrek aan draagvlak

Als je wil weten hoe je medewerkers er over denken, praat er dan eens met ze over. Wat vinden ze van hun werkplek? Laat ze wat foto’s zien van heel supercleane fabrieken, zoals die hieronder. En vraag waar ze liever zouden werken.

Leg ook uit dat je graag klanten in de fabriek rondleidt, maar dat je dan wel vol trots wil laten zien hoe schoon en netjes het is. En nieuwe medewerkers werf je makkelijker als de productieruimte superstrak en schoon is.

Daarom mag je eisen mag stellen aan hoe je fabriek eruit ziet. Het is jouw visitekaartje voor je klanten en sollicitanten. En natuurlijk wil je het ook veilig hebben. En in een rommeltje kun je de veiligheid van je medewerkers niet garanderen.

Mijn ervaring is dat mensen supertrots zijn als ze met hard werken hun fabriek schoon en netjes hebben gekregen.

Bedrijfsblindheid

Het is ook mogelijk dat je zelf, net als je medewerkers, niet meer ziet dat het beter kan. Je bent misschien al jaren aan gewend aan de rommel, of misschien ben je er zelfs in opgegroeid.

Ga eens met een paar mensen op bezoek bij een collega-ondernemer die al een 5S programma heeft gedaan. Kijk hoe het er daar uitziet en vraag dan wat het voor effect heeft op productiviteit en bedrijfstrots.

Onwetendheid: je weet niet hoe je moet beginnen

En als laatste: als je niet weet hoe je moet beginnen, dan is er op internet flink wat informatie te vinden. Maar ook mijn collega’s en ik willen je graag helpen. We hebben een standaardprogramma voor een 5S-implementatie, met trainingen, draaiboeken, begeleiding en een schat aan ervaring. Je kunt me altijd bellen. Een uurtje praten kan geen kwaad, toch? Gewoon doen!