Instructie en controle? Een zwaktebod

Fouten herstellen is misschien wel de grootste verspilling in organisaties. Het kost tijd, geld, middelen frustratie en in het ergste geval klanten. Toch is het kwaliteitsborging lastig.

Jidoka

Vorige week vertelde ik over “kwaliteit inbouwen bij de bron”: Jidoka in het Leanees, waardoor productie zonder fouten mogelijk is. Dat begon al rond 1900, toen Sakichi Toyoda, één van de grondleggers van Toyota, een weefgetouw uitvond, dat automatisch stopte als er een draad brak. Jidoka is één van de pijlers van de Lean filosofie. Tijd en energie steken in een product wat al fouten bevat is zinloos en een belangrijke verspilling.

Dus we bouwen kwaliteit in het productieproces in. Omdat mensen nu eenmaal fouten maken, laat je het proces of systeem fouten voorkomen, of op zijn minst signaleren. En àls er een fout plaatsvindt, dan wordt er absoluut niet doorgeproduceerd als de fout niet verholpen is.

Kwaliteit borgen

Je kunt natuurlijk niets doen en gewoon accepteren dat er een bepaald percentage fout gaat (uitval). Daarmee accepteer je een hele berg verspillingen en dat is niet Lean. Dus we gaan er iets aan doen. Zo kun je dat op vier niveaus aanpakken. We beginnen met de minst effectieve.

Niveau 4: instructie en controle

Veel organisaties gebruiken werkinstructies. Soms zijn ze goed ingericht en op de werkplek beschikbaar. Soms staan ze ergens in een kast te verstoffen, zonder dat er iemand ooit naar kijkt. Wil je weten hoe een goede werkinstructie eruitziet? Lees dan deze Lean Week-Up Call nog even terug.

Toch: hoe goed de instructie, training of begeleiding ook is, het is geen garantie dat je medewerkers geen fouten maken. Sterker nog: ze maken fouten, want het zijn mensen.

Dus dan bouw je controles in. Dat kun je aan het eind doen: de eindcontrole. Maar dan heb je al heel veel energie, tijd en geld gestoken in een product wat misschien al bij processtap 2 fouten bevat. Zinloos!

Als je toch moet controleren kun je beter elke medewerker verantwoordelijk maken voor het foutloze eindresultaat van zijn eigen werk. Hij moet daarvoor niet alleen zijn eigen werk goed doen, maar ook zeker weten dat zijn input (het resultaat van de vorige processtap) goed is. Als elke medewerker het werk van de vorige processtap controleert aan de hand van een aantal vaste criteria, vóórdat hij er zelf mee aan de slag gaat, heb je een effectieve controle. En zo wordt er geen verdere energie gestoken in een fout product.

Niveau 3: Visuele hulpmiddelen

Een tikkie beter dan instructies. Je kunt in een plaatje laten zien hoe het er moet zien als je processtap klaar is. Je kunt het bovenste rek (waar geen spullen op mogen liggen) rood schilderen. Je kunt met een bord laten zien dat je hier een veiligheidshelm op moet hebben. Allemaal duidelijk, maar het is nog geen garantie dat er geen fouten worden gemaakt.

Niveau 2: Visuele stuurmiddelen

Dit begint er op te lijken. Op dit niveau krijg je een waarschuwing als het niet goed gaat. Het alarm op de hartbewaking, een rode lamp of geluidssignaal als de normwaarden overschreden worden. De controlelampjes in een auto die gaan branden als er iets niet goed is. En een kanban-signaal valt hier ook onder.

Niveau 1: Poka Yoke

Het is niet altijd mogelijk, maar dit is de meest zekere borging voor kwaliteit. Je richt het proces, het systeem, de machine, zodanig in dat er het niet fout kan gaan. Ik heb hier eerder over geschreven. De voorbeelden zijn legio: een stekker of simkaart die je maar op één manier kan gebruiken. En als je afspreekt dat er niets boven de lockers mag liggen, kun je bovenkant schuin maken. En thuis: als je iets moet meenemen naar je werk, stop je het in de schoen die je de volgende dag aan wil.

Als je je proces zo inricht zijn er twee grote voordelen: je maakt geen fouten meer en je kunt de controle afschaffen. Allebei een mooie reductie van enorme verspillingen.

Ik daag je uit

Ga eens na welke fouten in jouw processen vaak voorkomen. En vraag nu je team eens hoe ze deze fouten voortaan kunnen voorkomen, door toepassing van bovenstaande 4 niveaus van kwaliteitsborging. Je begint natuurlijk bij niveau 1. Als dat niet mogelijk is ga je naar niveau 2, enzovoort. Ga dan uit van simpele en goedkope manieren.

Ik ben benieuwd met welke slimme oplossingen je team komt. Laat het me dan weten. Leuk om het voorbeeld te gebruiken in mijn trainingspraktijk. Veel succes.