Lean bij creatieve mensen

Afgelopen week was ik bij een onderneming die bedrijfsfilms maakt. Een fantastisch leuke club, sterk groeiend, en ze maken mooie producties.

Keerzijde van groei

Maar die groei – en de aard van het bedrijf – heeft ook een keerzijde. Door de sterke groei “schiet iedereen in de productie”. Iedereen wil de productie rond krijgen, deadlines halen en klanten blij maken met hun prachtige films.

Tegelijkertijd is er weinig tijd en aandacht over voor de interne organisatie. Een sterk groeiend bedrijf ontaard vaak in achterstalligheid, zoals:

• achterstand in administratie, bestellingen, opruimen van gebruikte spullen, repareren van kapotte dingen.
• werkplekken worden niet meer opgeruimd en er ontstaat chaos
• spullen zijn kwijt
• op bijvoorbeeld een draaidag op locatie missen er spullen.

Een hele hoop verspillingen. Allemaal hersteltijd en extra handelingen om het achteraf op te lossen. En daar houden we bij Lean niet van.

Lekkere koffie, niet efficiënt

Een voorbeeld: toen ik bij de filmmakers was, was er iets met de koffieautomaat. Geen filters meer of zo. Dus mocht de stagiair koffie halen bij het benzinestation dichtbij. Heerlijke koffie overigens, maar het probleem was nog niet opgelost. Zonde van de tijd.

En het bedrijf bestaat uit uiterst creatieve mensen, die lastig zijn te structureren. Want ze zijn juist zo creatief doordat ze niet zo op structuur gericht zijn. Het lijkt wel een beetje op de hoogopgeleide professionals uit de Week-Up Call van twee weken geleden. Hoe structureer je creatieve mensen?

Het geheim: structureer niet de mensen, structureer irritaties

Neem de bovenstaande problemen. Ze kosten allemaal extra tijd en geven irritatie. Ofwel bij de mensen zelf, of bij hun omgeving. Niemand zit daar op te wachten.
Laat de creatievelingen hun creatieve werk doen. Daar zijn ze goed in. Maar als het printpapier bijvoorbeeld op is, dan kunnen ze niet verder.

Printpapier

Oplossing: spreek af wat de minimum voorraad printpapier is. Je maakt een rood vlak achter de stapel papierpakken ter hoogte van bijvoorbeeld 3 pakken. Als iemand het 2-na-laatste pak papier pakt, dan komt daarachter het rode vlak tevoorschijn. Een teken dat er besteld moet worden. Een post-it (die bij de stelling met voorraad ligt) naar degene die altijd bestelt en het is geregeld.

Om niet meer te hoeven zoeken geef je alles een vaste plaats, inclusief een foto of een label waar het hoort te liggen. En om altijd te weten waar die camera gebleven is, maak je kaartjes met namen er op. Als iemand een microfoon meeneemt, komt daarvoor in de plaats een kaartje met zijn naam. Allemaal vormen van visueel management.

Checklist

Of neem de spullen die voor een draaidag op locatie nodig zijn. 80% van de spullen heb je altijd nodig en 20% is afhankelijk van die specifieke opdracht.
Maak een checklist, waar alles wat je nodig zou kunnen hebben op staat. Als je die checklist doorloopt kun je bijna niets vergeten.

Zo zijn er veel meer voorbeelden. Er bestaat een complete methode voor werkplekoptimalisatie. Het heet 5S. Daar ga ik een volgende keer over schrijven.

Wat levert het op?

Aanpak van de werkomgeving levert heel veel op.

• Een prettige werkplek. Kantoor of fabriekshal maakt niet uit
• Tijdwinst: improviseren omdat iets kapot is of niet meer op voorraad, is niet meer nodig. Net zoals zoeken, of heen en weer lopen omdat spullen op een onlogische plaats liggen.
• Ergernissen komen minder voor, alles is goed geregeld.
• Alles buiten het – in dit geval – creatieve proces is gestandaardiseerd.

En een ander groot voordeel: afwezigheid is geen probleem en inwerken van nieuwe medewerkers kost minder tijd. Alles wijst zichzelf.

En het nadeel? Tja, iedereen moet zich aan de afspraken houden. En soms valt dat niet mee.