Wachten, zonde van je tijd

Een tijdje geleden zouden we een weekend naar Stuttgart gaan. Één van onze kinderen danste daar in de musical Tarzan. Dat wilden we zien, natuurlijk.
We wonen een half uurtje van Schiphol. Een vlucht van Schiphol naar Stuttgart duurt maar vijf kwartier. En van Stuttgart Airport naar ons hotel is het ook maar een klein kwartiertje. Dus totaal zo’n 2 uur reistijd. Dat is toch heel wat anders dan 8 uur in de auto zitten.

Meer verspild dan effectief

Dus we vertrokken die zaterdag om 7:00 uur vanaf ons huis richting Schiphol. Uiteindelijk waren we rond 12:00 uur in ons hotel. En dat vonden we een heel voorspoedige reis. Zeker vergeleken met 8 uur autorijden.

Maar toch: zo’n twee uur netto reistijd met daartussen 3 uur wachttijd? Als je er over nadenkt is dat raar: er is meer tijd verspild dan effectief gebruikt.

Wachttijd

En dat verschil kan nog veel extremer. Hoe lang duurt het tot je een hypotheekofferte in huis hebt? Een paar weken? Maar een hypotheek kost misschien twee dagen effectief werk. Dus tussen die 16 uur procestijd zit weken tijd waarin jouw dossier gewoon ligt te wachten. Op beoordeling, invoer van gegevens, controle, een handtekening (of misschien wel vier). Etcetera.

Het aanvragen van een subsidie? Een offerte voor een verbouwing? Of de vergunning daarvoor? Het duurt weken, zo niet maanden.

Boeteclausule

Ik vraag me wel eens af: hoe groot zouden de rijen zijn als elke passagier die langer dan een kwartier moet wachten bijvoorbeeld € 50,- van hun reissom zou terugkrijgen? Ik weet zeker dat er dan nagenoeg geen rijen meer zouden zijn. Of hoe snel zou je je offerte hebben als er geen kosten worden berekend als het langer dan een week duurt?

Het is echt mogelijk doorlooptijd te verkorten. Kijk maar naar de webwinkels. Vandaag voor 22:00 uur besteld, morgen in huis. Of soms zelfs de zelfde dag nog. Het zoeken van een vlucht naar Stuttgart, de boeking, het betalen en de ontvangst van de tickets duurde 20 minuten. Het kan dus wèl.

Wat is het geheim?

Belang

Ten eerste: het moet belangrijk zijn de doorlooptijd te verkorten. Zonder consequenties – financieel of qua concurrentie – hebben organisaties niet de drive iets te verbeteren. Daarom zijn doorlooptijden bij overheden vaak zo lang: er is geen concurrentie. Maar als er een boeteclausule is voor de oplevering van een bouwwerk, wordt er wèl alles aan gedaan om op tijd op te leveren.

Wat echter de meeste organisaties niet in de gaten hebben, is dat doorlooptijdverkorting een enorme kostenverlagende factor is.

Hoe lang is de doorloop- of levertijd bij jouw organisatie? En hoeveel langer is dat dan de netto procestijd?

Flow zonder bottlenecks

Als je weet wat een kortere doorlooptijd je opbrengt, kijk je naar het proces. Bekijk alle processtappen en de tussenliggende tijd. Maak een mooie vloeiende stroom van opeenvolgende processtappen. Streef naar een vaste tijd voor alle processtappen zodat het product in een ritmische cadans door het proces stroomt. En zorg dat er niets ophoopt. Daar zitten de bottlenecks en die pak je aan voor een betere doorstroming. Flow noemen we dat in de Lean gereedschapskist. Zorg ervoor dat je pas met het proces start als zeker is dat je het kunt afmaken. Daarom kun je bij een webwinkel geen order plaatsen als niet het hele scherm ingevuld is.

Elimineer wachttijd

Bekijk het proces alsof je zelf het product bent, en ervaar waar de wachttijden zitten. Elimineer in die stroom zoveel mogelijk tussenliggende wachttijd. Accepteer niet te snel excuses als “We hebben achterstand, want er zijn zieken.” Elke processtap in de keten heeft de taak de doorlooptijd niet te laten oplopen. Werk dus met doelstellende normen als maximale achterstand, of maximale wachttijd, Als die overschreden wordt, moet er direct actie worden ondernomen.

Poka Yoke

Kijk ook of er andere verspillingen aanwezig zijn. Voorkom bijvoorbeeld dat iets meerdere keren moet worden ingevoerd. En als je het proces of het systeem zo inricht dat er geen fout kàn ontstaan (Poka Yoke noemen we dat), kun je controlestappen overslaan.

Begin opnieuw

Als je al deze stappen hebt doorlopen, begin dan van voor af aan. Want er is nog steeds verbetering mogelijk. Altijd. Tot in lengte van dagen. Want volgens de Lean filosofie kan alles altijd beter en blijf je je leven lang verbeteren.

Is jouw doorlooptijd ook serieus langer dan je procestijd? En wil je weten hoe je dat kunt verbeteren? Neem dan met deze link contact met me op. Ik wil je graag helpen. Tot dan.