Oeps!!! De audit komt eraan!

Stress!!! Alle processen moeten op papier, de personeelsdossiers op orde, Risicoanalyses gemaakt, Bijsturingsmaatregelen beschreven, Strategie op orde. Is alles nog actueel?
Alle hens aan dek! Iedereen moet meewerken want we hebben een keiharde deadline.

Achterstanden in klantvragen? Ja, nu even niet! Stoom uit de oren en overwerken. En de klant? Ja, hoor es, dit heeft echt even prioriteit, anders zijn we onze certificering kwijt.

Een jaar later:

Oeps, de audit komt er aan. Stress! Alle processen moeten op papier, waar zijn die van vorig jaar? Personeelsdossiers op orde. Hebben we zoveel nieuwe medewerkers binnengekregen? ….

En zo gaat het soms jaar in, jaar uit.

Herkenbaar?

Hoe zorg je er nu voor dat niet ééns per jaar het hele bedrijf gedurende weken in de stress schiet en alle andere activiteiten daarmee tekort gedaan worden? Je weet het antwoord vast wel. Alle activiteiten die nodig zijn om de certificering te houden moeten in de standaardprocessen worden opgenomen. Als je het goed aanpakt, hoeft zo’n audit zelfs niet aangekondigd te worden. Dan is alles op elk moment in orde en reproduceerbaar.

Als je die certificering belangrijk vindt, dan moet je toch het hele jaar zorgen dat alles in orde is? Niet alleen één moment per jaar, tijdens de audit? Of is het misschien niet zo belangrijk voor jouzelf, maar meer voor je klanten, die alleen met gecertificeerde bedrijven zaken wil doen? Of staat het zo leuk op de website?

Waarde voor de klant?

Maar misschien kost het veel inspanning om het continu bij te houden? Ik kan me dat best voorstellen. Want het bijhouden en voortdurend kunnen aantonen dat je aan eisen voldoet, kost tijd en geld. Logisch. En je kunt je afvragen of dat allemaal waardetoevoegende activiteiten zijn in de ogen van de klant. Maar als dat wel zo is, dan is de klant ervoor bereid te betalen. In ieder geval volgens de definitie van waardetoevoegende activiteiten volgens Lean. Mits je het natuurlijk slim, effectief en efficiënt inricht. En dat is vast niet drie weken lang alles uit je handen laten vallen om onder enorme stress  je spullen op orde te krijgen.

Business as usual

Dus: Als die certificering weer achter de rug is, onderzoek dan eens wat er voor nodig is om aan alle eisen te voldoen door alle activiteiten daarvoor in de standaardprocessen in te bouwen en op elk moment met de minste moeite tevoorschijn te toveren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Draaiboeken
• Checklijsten
• Werkinstructies
• Inzicht in eventuele achterstanden
• Overzichten en rapportages uit informatiesystemen
• Periodieke check of de certificeringseisen zijn gewijzigd

Goh, dat lijkt wel op het optimaliseren van een gewoon proces. En dat klopt ook. Want als je certificering echt belangrijk vindt, is het niet meer dan het goed inrichten van processen en het voortdurend verbeteren daarvan. Eigenlijk dus business as usual.