Lean aan boord

Afgelopen weekend zeilden we mee met de pinkstertocht van onze zeilvereniging. Lekker gezeild, gezellig geborreld, gegeten en mooie gesprekken gevoerd. Ik heb aan boord veel Lean-principes toegepast. En dit gaat nog veel verder bij wedstrijdzeilers. En waarom? Omdat het bij zeilen gaat om veiligheid, de goede dingen doen en de dingen goed doen. Met name omdat je soms werkt onder ongemakkelijke en zware omstandigheden. Je wilt geen ongelukken tijdens een zeiltochtje. En al helemaal niemand overboord zien gaan. Maar nu aan jou de vraag: kun je deze principes ook in je werk toepassen? Want ook daar is veiligheid, efficiëntie en effectiviteit belangrijk. Lees deze Lean Week-Up Call maar. Ik ben benieuwd of je het ook in je werk kunt toepassen. De foto’s hieronder geven een idee.

Lean instrumenten

Aan boord van mijn zeilboot heb ik ongemerkt veel Lean instrumenten toegepast. Ontstaan uit ideeën, ervaring en (bijna-) ongelukken. En natuurlijk uit tips uit boeken, tijdschriften en van andere zeilers. Ik laat er een paar zien. Voor de niet-zeilers: excuses voor de zeiltermen die je tegen gaat komen. Wil je weten wat ze betekenen, dan kun je ze hier opzoeken.
[metaslider id=1328]

5S

Alles een vaste plaats en alles op zijn plaats. Je wilt bijvoorbeeld bij windkracht 6 niet naar zeilbandjes moeten zoeken bij het strijken van de zeilen. Die moet je blindelings kunnen pakken. Dus alles heeft een afgesproken plaats om op te bergen.

Visual management

Aan boord werk je veel met visuele hulpmiddelen. Lijnen hebben verschillende kleuren, zodat je niet aan de verkeerde trekt. We werken met merktekens op lijnen, stuurwiel en zelfs op de ankerketting, enzovoort. Je weet zo precies de juiste stand van alles. Veel van deze merktekens zijn logisch ingedeeld: Op het water is stuurboord altijd groen en bakboord altijd rood. En dat zie je terug bij de kleur van lijnen, merktekens en instrumenten.

Iemand op het voordek kun je niet altijd verstaan. Dus hebben we bij het afmeren handgebaren afgesproken voor de afstand tot de kade: een vuist is 10 meter en 5 tot 1 vinger is evenzoveel meter.

Werkinstructies

“Fool proof” werkinstructies, onder handbereik op de werkplek. Zo heb ik een “Man overboord” instructie bij de plek van de stuurman. Daarin staat stap voor stap en in “Jip-en-Janneketaal” wat er moet gebeuren als er iemand overboord slaat. Omdat bij paniek iedereen moet weten wat er gedaan moet worden, ook als de schipper is uitgevallen.

We hebben checklists, zodat alles wordt gecontroleerd en er niets belangrijks wordt vergeten . En zodanig opgesteld dat iedereen ze kan uitvoeren. Zo heb ik een uitgebreide checklist voor het vaarklaar maken van de boot, een onderhoudslogboek, een bootschappenlijst en een klussenlijst (die helaas nooit korter wordt).

Standaardisatie

Aan boord werk je zoveel mogelijk gestandaardiseerd. Zeil hijsen en strijken, overstag en gijpen, een rif zetten: altijd op dezelfde manier en in dezelfde volgorde. Ieder heeft zijn vaste taak en je rouleert deze taak ook regelmatig, zodat iedereen weet hoe alle taken moeten gebeuren. Zo raak je steeds beter op elkaar ingespeeld.

SMED

En bij de wedstrijdzeilerij gaat dat nog veel verder: daar wordt gestreefd naar perfectie. Elke halve seconde die je minder nodig hebt voor een handeling, levert snelheid en afstand op. Dus wordt de SMED-techniek gebruikt om zeilhandelingen uit te voeren met zo min mogelijk snelheidsverlies.

Elk lijntje, en er zijn er nogal wat, heeft dan merktekens voor elke windkracht en koers. Ontwikkeld uit voortdurend oefenen, meten en testen. De optelsom van alle kennis, ervaring en best practices vind je op zo’n wedstrijdboot terug.

Veiligheid en ontspanning

Maar ik ben geen wedstrijdzeiler. Bij mij gaat het vooral om veiligheid en ontspanning. Dat de bemanning veilig en effectief kan meezeilen. Dat zij het leuk vinden om mee te helpen, zonder dat ik de hele tijd instructies moet geven. En dat niet àl mijn aandacht op gaat aan het voorkomen van ongelukken.

Lekker kunnen werken

Ach, en daar gaat het in het werk toch ook om? Dat medewerkers weten wat ze moeten doen en snel aan de slag kunnen, zelfs als ze nieuw zijn. Dat de veiligheid gewaarborgd is en dat medewerkers lekker zelfstandig kunnen werken, zonder alles te hoeven vragen.

Ontspannen managen

En dat de leidinggevende niet alleen maar brandjes hoeft te blussen van alles wat fout is gegaan, of de hele tijd vragen aan het beantwoorden is. Die moet ook ontspannen kunnen managen. De zeilen bijstellen op veranderende wind, de juiste koers kunnen uitzetten. En dat kan, als de bemanning het schip bijna zelfstandig vaart. En daar kun je Lean heel goed voor gebruiken.
Wil je er eens over praten? Je weet me te vinden.

Ik wens je deze week een behouden vaart, ontspannen en met een geolied team.