5S: Nut en noodzaak

“Zo gestandaardiseerd werken, dat is toch best dwingend? Mensen moeten toch wat vrijheid hebben om hun eigen werkplek in te delen? Wat is het probleem nu precies als het een beetje rommelig is op de werkplek? Dat kan toch geen kwaad?”

Testje

Om die vraag te beantwoorden kun je een klein testje doen als je in een “fysieke” omgeving werkt: een productieafdeling, een magazijn, laboratorium of in de zorg. Ga eens na hoeveel tijd je kwijt bent met:

• zoeken naar materiaal?
• iets halen, omdat spullen niet op de juiste plek liggen?
• het prutsten met materiaal dat kapot of niet compleet is?

Op kantoor werkt het op dezelfde manier, maar gaat het over mailtjes, bestanden en informatie.

Zonder dat we het in de gaten hebben, zijn dit enorme bronnen van verspilling. 5S zorgt ervoor dat dit soort zinloze activiteiten drastisch wordt verminderd.

Wat is 5S precies?

Het creëren van een schone, nette werkplek, die verspillingen voorkomt en afwijkingen direct zichtbaar maakt.

Schoon en netjes

Schoon betekent ook heel en compleet. Een schone werkplek werkt lekkerder. En het nodigt uit om het schoon te houden. En netjes betekent dat het geordend is en dat je alles makkelijk kunt vinden.

Verspillingen voorkomen

Je voorkomt verspillingen door standaardisatie en een slimme indeling. Alles wat je nodig hebt is aanwezig, heel, schoon en compleet. Hoe vaker je iets nodig hebt, hoe dichterbij je het opbergt. “Alles een vaste plaats én alles op zijn plaats”, zodat niemand hoeft te zoeken en ver hoeft te lopen. Een voorbeeld:

Op jouw werkstation moeten verschillende “puppeltjes” op bijbehorende “eeltjes” worden geperst. Je hebt daar verschillende tangen voor nodig. Je gaat aan de slag, en na puppeltje 27 blijk de benodigde tang voor dat specifieke puppeltje te missen. Je gaat op zoek. Je loopt naar de technische dienst, maar daar kan je er geen vinden. Na nog wat zoeken vind je er één bij het volgende werkstation, dus je pakt die even.

Je collega begint een uurtje later op dat werkstation. Hij wil net puppeltje 15 op het eeltje klikken, als hij merkt dat hij een tang mist…
Overdreven? Ècht niet! Zo werkt het in de praktijk.

Of we hebben maar één grote doppensleutel op de afdeling. Als iemand die heeft gebruikt legt hij hem zomaar ergens neer. De volgende moet er altijd naar zoeken.

Als je dit zo leest, lijkt het ongelofelijk dat dit zo gebeurt zonder dat iemand er aan denkt dit te verbeteren. Geloof me: je doet het zelf ook. In je eigen werkomgeving, met je eigen verspillingen. En ook jij hebt niet in de gaten dat het slimmer kan. De schuld van Ingesleten gewoontes en je eigen automatische piloot.

Afwijkingen direct zichtbaar

Dat kan ik je het best laten zien aan de hand van een aantal voorbeelden.

Hoe weet je of de linkerlade compleet is? Geen idee. Dus je hebt kans dat je iets nodig hebt wat niet in de lade ligt. En dan moet je zoeken.

Als je de lade rechts tegenkomt, valt direct op dat er iets mist. Je meldt het bij je leidinggevende, je vraagt degene die er eerder heeft gewerkt, of je bestelt een nieuw gewichtje. Zeker als er regelmatig wordt geroepen dat je niet aan het werk gaat op een werkplek die niet in orde is.

Deze kar in het ziekenhuis heb je regelmatig nodig om je werk mee te doen. Je pakt hem en je hebt iodosorb nodig. Hoe snel heb je het gevonden, denk je?

En nu?

Dagelijks moet de kar worden bijgevuld. Hoe weet je wat je nodig hebt?

En nu? Zelfs een nieuwe medewerker kan het nu foutloos doen.

Flinke operatie met veel resultaat

Elke organisatie kan 5S toepassen. In een kantooromgeving werkt het anders (en minder fysiek zichtbaar) dan in een fabriek, maar de effecten zijn hetzelfde.

Hou er rekening mee dat het een flinke operatie is. Maar de effecten zijn direct merkbaar. Lekkerder werken, zonder verstoringen, gezoek en gedoe. Heerlijk.

Mocht je aan de slag willen, dan raad ik je aan er minimaal een (vooraf goed gecoördineerde) dag voor uit te trekken. Wil je weten hoe zo’n dag in zijn werk gaat? Bekijk dan het filmpje hieronder maar eens.

Tijdens zo’n dag kun je heel veel bereiken, maar na afloop ben je nog lang niet klaar. Want 5S is net als Lean: continu verbeteren. Het kan altijd beter, sneller, slimmer. En daar blijf je tot in lengte van dagen naar op zoek.