Niets is zo dynamisch
als een standaardproces

Praat je binnen organisaties over standaardprocessen, dan vinden mensen dat vaak saai, droog, niet leuk, inflexibel en dwingend. Bah!

Dat is standaardisatie volgens de Lean filosofie in ieder geval niet. Maar wat is het dan wel?

Een voorbeeld

Ik zet de wekker altijd tien minuten voordat ik moet opstaan, want dan kan ik nog even één keer snoozen (best practice, maar ook gewoon lekker).

Dan kijk ik – op de rand van het bed – even wat voor weer het wordt. Handig bij het kiezen van mijn kleren (beslisinformatie). En – in de winter- of ik moet krabben (planning).

Hup! Opstaan en de badkamer in.  Eerst onder de douche en aankleden (volgorde: best practice).

Ontbijt

Dan ontbijten: Moet er iets op in verband met de houdbaarheidsdatum? Dan eet ik dat eerst. (first in, first out). Ik moet daardoor wel vaak yoghurt eten, vind ik. Moeten we niet eens minder yoghurt kopen? (voorraadbeheer)

Tijdens het ontbijt de krant lezen (multitasking). Snel door het landelijke, maar uitgebreid het lokale nieuws. En natuurlijk de strips (prioritering).

10 minuten voordat ik weg moet de ontbijtspullen naar de keuken. Verdorie, we doen hier in huis de ontbijtspullen toch direct in de afwasmachine? Waarom zetten die boys het dan op het aanrecht (procesafwijking). Dan moet je het toch 2x vastpakken? (verspilling).

Dan naar boven om tanden te poetsen, een geurtje en mijn vriendin een dikke pakkerd geven (ook weer die volgorde natuurlijk, best practice).

Vertrek

Dan schoenen en een jas aan en mijn sleutels pakken uit schaal naast de oven (gelogen hoor, heren inbrekers, daar staat helemaal geen schaal) en de deur uit. De drie belangrijkste dingen bij me: sleutels, portemonnee en telefoon: check! (poka yoke)

Als iedereen nog in bed ligt sluit ik alle deuren weer af, maar als er al iemand is opgestaan kan ik de deur open laten (procesafspraak in verband met veiligheid).

Procesmanagement

Je bent de hele dag bezig met standaardisatie en vaste processen. Als het niet voor je werk is, dan is het wel privé. Het maakt het leven een stuk overzichtelijker en makkelijker. Je moet er niet aan denken dat je over alles moet nadenken. En als het goed is, kijk je regelmatig of jouw manier nog wel de handigste is. Of dat het misschien beter kan.

Zolang je dat voor jezelf doet is het nog heel eenvoudig. Maar als je met je gezin vaste gewoontes ontwikkelt is dat ook standaardisatie. En dan heb je daar overleg voor nodig.
Als je zoon kritisch vraagt: “Kunnen we de shampoo voortaan op het plankje in de douche zetten? We gebruiken die toch allemaal.”, dan is dat een verbetervoorstel. En als we dat dan ook met elkaar afspreken is het een procesverbetering.

Zo is het op je werk ook. Standaardprocessen en -procedures zijn er niet om je leven saai, inflexibel en complex te maken. Het zijn levende afspraken om het werk makkelijker, beter, sneller en goedkoper te doen. Levend, omdat ze voortdurend kunnen – en moeten – worden verbeterd.

Minder aandacht

En door standaardisatie kun je met minder aandacht je werk doen. Moet je dan geen aandacht voor je werk hebben? Natuurlijk. Maar als je al je aandacht nodig hebt om alleen maar je werk te doen, dan kun je in het beste geval slechts de huidige situatie in stand houden.

Maar als je tijdens je werk niet over het uitvoeren ervan hoeft na te denken, heb je aandacht, creativiteit en energie over om na te denken over het verbeteren van de huidige situatie. En dat kun je inbrengen in de Dagstart als verbetervoorstel, waarna kan worden afgesproken dat het de nieuwe standaard wordt. En dàt is het verschil tussen niet slechter worden of continu verbeteren.
En het is nog leuker ook.

Òf… je gebruikt standaardisatie om het eerste uur van de dag lekker nog even zonder na te denken door te komen. Dan kun je op weg naar je werk rustig aan wakker worden.