Sturen op Resultaat 3

Het Dashboard

In deel 3 van de serie Sturen op Resultaat laat ik je zien hoe – volgens mij – een goed dashboard er uit ziet.  Maar eerst…

Wat is een dashboard?

Een dashboard is een overzicht van prestatie-indicatoren Die prestatie-indicatoren sluiten aan op de doelstellingen van het bedrijf/afdeling. Het is geen dik rapport, maar één vel papier, scherm of bord, zodat je in één oogopslag kunt zien hoe je er voor staat en waar je moet bijsturen. Je gebruikt het tijdens de dag- of weekstart.

Hoe ziet het eruit?

Om effectief te sturen kun je jouw dashboard als volgt inrichten.

Per indicator laat je zien:

• de huidige waarde
• het verloop ervan, liefst per week of per dag, zodat je kortcyclisch kunt sturen
• de norm of het doel om mee te vergelijken
• Bij voorkeur grafisch  en met kleuren weergegeven.

Kleurtjes

Een indicator heeft één van de volgende kleuren:

• Groen: Ruim beter dan de norm of het doel.
• Geel: nog voldoende, maar komt dicht bij de norm of het doel. Als je niet onder de norm wil zakken, moet je nu misschien bijsturen.
• Rood: de indicator is onder de norm of de doelstelling.

Soorten managementinformatie

Je kunt de indicatoren op 2 manieren gebruiken: als volg- of als stuurinformatie.
Het verschil? Stuurinformatie gebruik je om te verbeteren. Je analyseert ze en probeert ze actief te verbeteren. Volginformatie hou je slechts in de gaten. Je houdt de vinger aan de pols.

Je kiest zelf je stuurindicatoren uit. Je kunt daar de volgende regels voor hanteren:

• Alle indicatoren die in het groen staan worden volgindicatoren.
• Van de overige rode en gele indicatoren kies je er 3 of maximaal 4 om daadwerkelijk op te sturen. Waarom: zie deze vorige Lean Week-Up Call. Dit worden je stuurindicatoren. Deze regels geef je voor de herkenbaarheid een kleur.
• Je kiest deze op basis van hun prioriteit: het belang om ze te verbeteren en de snelheid en het gemak waarmee dat bereikt kan worden.
• De overige rode en gele indicatoren wordt ook volginformatie. Je zorgt er hooguit voor dat ze niet verder verslechteren.

Het dashboard zelf geeft in principe alleen outcome- en output-indicatoren weer. (zie blog vorige week) En op algemeen niveau: bij teamoverleg op teamniveau, op directie- of MT-overleg staan er organisatiebrede informatie Want als deze indicatoren in het groen staan, zit het met de onderliggende in- en throughput-indicatoren ook wel goed.

Maar….

Van de 3 of 4 stuurindicatoren maak je naast het dashboard gedetailleerde overzichten. Voor teamoverleg bijvoorbeeld tot op medewerker niveau. Liefst op zowel in-, through- als outputindicatoren. Want op deze informatie ga je sturen, aan de knoppen draaien, fijnafstemmen.

Weekstart

Tijdens de weekstart bespreek je deze detailinformatie:

• Je analyseert met je team de informatie van de stuurindicatoren en zoekt naar mogelijke oorzaken. Daar kun je verbeterideeën voor verzinnen.
• Je zoekt samen naar snelle en simpele verbeteringen. Het zogenaamde laaghangend fruit en laat die zo snel mogelijk invoeren en je meet de resultaten.
• De verbeteringen verhuizen naar de dagstart: je bespreekt elke dag met het team hoe het ermee staat en of de verbetering resultaat heeft.

En als het goed is zie je de prestaties bijna dagelijks verbeteren. En dan zijn de cijfers bij de volgende weekstart een stukje naar het groen toe geschoven.

Als de indicator groen is zorg je ervoor dat de verbeteringen als nieuwe standaard geborgd worden. En je kiest weer een nieuwe KPI om op te sturen.

Kai Zen

Om de problemen grondig aan te pakken organiseer je een Kai Zen-sessie. Weet je het nog? Een Kai-Zen is een gestructureerde manier waarmee je snel verbeteringen kunt implementeren:

• je bepaalt wat het probleem is,
• je meet de feiten (als je die nog niet hebt)
• zoekt de grondoorzaken
• je zoekt mogelijke oplossingen en kiest daaruit
• je implementeert ze
• je maakt de nieuwe werkwijze de nieuwe standaard (borging).

Daarna begin je weer opnieuw. Net zolang tot de KPI weer in het groen staat.

Ik kan uit ervaring zeggen: het hele team krijgt veel energie als ze een ondermaatse prestatie in enkele dagen of weken spectaculair zien verbeteren. Meestal hadden ze vooraf nooit kunnen bedenken dat het mogelijk was.

Stuur ze, deze week. Dan zie ik je volgende week maandag weer terug, jij met betere resultaten en ik met de volgende Lean Week-Up Call.