Werkplekorganisatie

Je ruimt niet op om te bewaren,
maar om het terug te kunnen vinden.

Ik heb met Rina, mijn vriendin, een vriendelijke, maar eeuwigdurende strijd. Die gaat over of iets bewaard of weggedaan moet worden.

Kleinbeboot

Ik heb een aantal jaren op een zeiljacht gewoond. Dat is best kleinbehuisd (of kleinbeboot eigenlijk). Het was zo klein, dat als ik iets nieuws kocht, ik vooraf al moest hebben bepaald waar het nieuwe ding paste, of wat er daarvoor in de plaats weg moest. Ik had dan ook de vaste opruimregel: als ik iets een jaar niet heb gebruikt, en ik verwacht dat het komende jaar ook niet nodig te hebben, dan gaat het weg.

Je weet maar nooit…

Maar Rina heeft de stelregel: je weet nooit wanneer het nog eens van pas komt. En dan hoef je het niet te kopen. Dus die is geneigd alles te bewaren. Zo was er laatst een zoom van mijn broek los. Na eerst de mannenmethode te hebben gebruikt (Kleng! Een nietje erdoor) wilde ik het eigenlijk toch wel knap gerepareerd hebben. En ja hoor, Rina verdween naar zolder en tien minuten later kwam ze triomfantelijk – maar bezweet en onder het stof, dat wel – terug met een pakje strijkvlieseline.

Zoeken is verspilling

Maar in de Lean filosofie wordt het zoeken naar spullen wel gezien als verspilling. Dus gaat het er om dat je het zoeken zoveel mogelijk beperkt. Net als het heen en weer lopen om iets te pakken.

5S

Voor werkplekorganisatie heeft Lean een methode bedacht. Het heet 5S. Deze methode gaat er van uit dat de werkplek schoon, opgeruimd, slim ingedeeld en veilig is. Dit geldt voor alle werkomgevingen: kantoor, fabriek, magazijn, dienstverlening, het maakt niets uit.

5S staat voor de volgende 5 stappen:

Scheiden

Eerst sorteer je alles op de werkplek in bewaren en weggooien. Als je het niet nodig hebt voor het werk, doe je het direct weg. Hup, de container in. Spullen waarvan je het nog niet zeker weet kun je tijdelijk op een aparte plek bewaren.

Schikken

Geef alles een vaste plek. Spullen die je vaak nodig hebt doe je direct bij de werkplek, en wat je minder vaak nodig hebt verder weg.

Schoonmaken

Een goede werkplek is schoon. Vorige week had ik het over de smetteloos witte vloer van een vliegtuigfabriek, waarop een druppel olie direct opviel. Bij schone apparatuur valt een mankement ook sneller op en mensen werken prettiger en veiliger in een schone omgeving.

Dus boenen en poetsen geblazen. En als er iets een verfje kan gebruiken, doe dat ook meteen.

Standaardiseren

Nu ga je alles slim indelen. Ik vind dat altijd het leukste deel. Zorg dat precies duidelijk is wat waar hoort, ook als het niet aanwezig is. Bijvoorbeeld een schaduwbord voor gereedschap. Foto’s van de juiste indeling in een stelling, vloermarkeringen, etcetera. Gebruik standaardkleuren, bijvoorbeeld groen voor schoonmaakspullen, rood voor gevaar en geel voor paden.

Maak veelvuldig gebruik van stickers, labels, tape en gesealde instructies, liefst met foto’s of tekeningen. Zie ook mijn blog over Visueel Management. Het streven is dat iedere nieuwe medewerker op de eerste werkdag kan zien hoe alles moet.
En die standaarden zijn natuurlijk niet heilig. Ook deze afspraken zijn onderdeel van de continu verbetercyclus.

Standhouden

Dit is het moeilijkste deel. Want o, o, o, wat glijden we ontzettend makkelijk af naar een lager normniveau. Hier geldt: vasthoudendheid, controle (liefst door het team zelf), checklists en regelmatig bespreken.

Er zijn gevallen bekend dat er 40% ruimte kon worden bespaard, en dat het niet nodig was uit te breiden voor een nieuwe productielijn. En de medewerkers? Die vinden het heerlijk om in een nette, schone en duidelijke omgeving te werken.