Problemen oplossen is verspilling!

Laatst kreeg mijn auto een onderhoudsbeurt. En de verwarming werkte niet goed, dus daarom werd de thermostaat vervangen.
Maar een dag later liep de koelwatertemperatuur op. Toen ik onder de motorkap keek, bleek het koelvloeistofreservoir leeg. Ik bijvullen, maar de volgende dag was het weer hetzelfde. Niet goed. Dus de auto weer terug naar de garage.

Symptoombestrijding

Toen zijn ze op zoek gegaan naar het lek. Achteraf bleek dat ze de eerste keer ook al hadden geconstateerd dat het koelvloeistofniveau te laag was. En dat wijst op een lek. Dus waarom hadden ze daar de eerste keer niet naar gezocht?
Een staaltje van symptoombestrijding.

Problemen oplossen is verspilling

We zijn veel bezig met het oplossen van problemen. Iets gaat stuk, dus repareren we het. Of – in onze wegwerpmaatschappij – we vervangen het voor een nieuwe. Of we behandelen een klacht van een klant. Of van een medewerker.

Maar binnen Lean wordt het oplossen van problemen gezien als verspilling. Want als het probleem zich niet voor zou doen, hoeveel tijd en geld zou je dan besparen?
Daarom streef je er naar de oorzaak op te lossen. Zodanig dat de problemen gewoon niet meer kùnnen ontstaan.

“Één keer is toeval, twee keer is opmerkelijk en drie keer is een patroon” is een oud gezegde. Als een probleem vaker voorkomt, zegt de Lean filosofie, dan moet je niet alleen het probleem oplossen, maar ook de oorzaak wegnemen. Anders blijf je aan het symptoombestrijden.

Olie op de vloer

Stel: op de smetteloze vloer van een vliegtuigfabriek ligt een druppel olie.
Nu kun je die olie wegvegen. Maar dat is symptoombestrijding. Want dan vliegt er straks misschien een olielekkend vliegtuig rond. Het is best leuk om je leven een beetje spannend te maken, maar er zijn grenzen.
Dus wordt direct de productie stil gezet. En een team gaat op zoek naar de oorzaak: waarom ligt die olie daar. Het blijkt een lekkende leiding te zijn. Maar dat is ook weer een symptoom. Want waarom is die leiding lek? Je kan niet hebben dat het nog eens voorkomt en dat dan toevallig niemand het opmerkt.
Dus zoek je de oorzaak van de lekkende leiding. Is hij niet goed aangedraaid? Is het een foutje in de zending met leidingen? En waarom is dàt dan ontstaan? Is de controle soms niet goed genoeg?

5 times why

Binnen Lean heet dat principe “5 times why”. Als je een oorzaak gevonden hebt, vraag je “waarom?” En dat doe je 5 keer, dus elke keer ga je naar een diepere oorzaak. Zo kom je achter de grondoorzaak. De grondoorzaak is, zeg maar, de oorzaak van de oorzaak van de oorzaak van de oorzaak van de oorzaak. Als je die wegneemt heb je er echt voor gezorgd dat het probleem niet meer voor kan komen.

Kai Zen of RCPS

Voor het oplossen van de grondoorzaak hebben ze bij Lean een methode ontwikkeld. Die heet in het Japans Kai Zen (betekent: “Veranderen ten goede”) en in het Engels: “Root Cause Problem Solving” of RCPS. Dus: het oplossen van de grondoorzaak.

Een Kai Zen sessie doe je met een vertegenwoordiging van alle betrokken afdelingen. Dan volg je 6 stappen. En door deze stappen te volgen:

• Schiet je niet in symptoombestrijding
• Baseer je de oplossing op gemeten gegevens, niet op aannames
• Werk je structureel toe naar de beste oplossing om de oorzaak weg te nemen
• En is het probleem pas opgelost als de nieuwe werkwijze daadwerkelijk is vastgelegd als nieuw proces, wordt uitgevoerd en is ingesleten, zodat terugval niet meer mogelijk is.

Hoe pak je het aan?

Een uitgebreidere beschrijving van het model hiervoor past niet in deze blog. Wil je weten hoe het zit? Ga dan naar deze pagina. Daarin staan de stappen uitgelegd. Maar het goed uitvoeren van een Kai Zen sessie, vergt nog wat meer kennis en ervaring. Wil je op deze manier eens een probleem oplossen, neem dan gerust contact met me op. Ik wil je er met alle plezier bij helpen.

Voor het in één keer goed repareren van mijn auto zou een Kai Zen-sessie wat overdreven zijn. De monteur had zich alleen af moeten vragen waarom het koelvloeistofniveau te laag is. Dat moet namelijk een oorzaak hebben, en dan had hij geen symptoom bestreden.

Ik wens je veel opgeloste oorzaken deze week. En natuurlijk een auto zonder mankementen.