Volgorde van verbeteren

Vorige week vertelde ik dat je kosten kunt besparen als je je dienstverlening verbetert. Hoe dat precies zit leg ik je vandaag uit. Het heeft te maken met de prioriteit waarmee je zaken aanpakt. En waarom veel bedrijven dat op de verkeerde manier doen.

Ik heb al eens eerder geschreven over Paul Akers en zijn 2 second improvement. In zijn bedrijf FastCap daagt hij elke medewerker uit een verbetering door te voeren die 2 seconden tijdwinst oplevert, elke keer dat het wordt gebruikt. Hij faciliteert dat ook: Om 7:30 uur gaan de mensen aan het werk en om 8:00 uur hebben ze hun dagstart: “The Morning Meeting” van 15 minuten.

2 second improvement

Dat tussenliggende half uur beginnen ze met het schoon- en in orde maken van hun werkplek. Dat stelt niet zoveel voor, want de regel is: we laten alles netter achter dan hoe we het vonden. Dat geldt voor werkplekken, de kantine, de WC’s, dat geldt voor alles.

De tijd die ze tot 8:00 uur overhouden moeten ze elke dag een “2 second improvement” realiseren. Hoe simpel is dat?

Elke dag krijgen de medewerkers een half uur van hun werktijd voor het verbeteren van hun werk. Dat kost nogal wat, hoor ik je denken. Maar weet je wat het oplevert? Ik heb het voor de grap eens uitgerekend. Stel dat je een organisatie hebt van 30 medewerkers. Elke medewerker verzint dagelijks een verbetering die 2 seconden tijdwinst oplevert als die wordt toegepast. Zeg 10 x per dag. Hoeveel is er dan na 1 jaar aan tijd bespaard?

Leuke dingen

Een leuke rekensom leerde me dat je in het eerste jaar de tijd van ruim 3,5 fulltime medewerkers overhoudt. En het leuke is: omdat kostenbesparing geen doel was, hoef je geen mensen te ontslaan, maar kun je met die tijd leuke dingen doen: een nieuw product op de markt brengen, je verkoopactiviteiten verhogen, waardoor je sneller groeit of een plan uitvoeren, dat al jaren op de plank ligt, maar waar nooit geld voor was. Mogelijkheden genoeg.

Shigeo Shingo

Shigeo Shingo, één van de grondleggers van de Lean filosofie in Japan, stelde:

“Er zijn vier verbeterdoelen:
gemakkelijker, beter, sneller, goedkoper.
En altijd in die volgorde.”

Gemakkelijker: fix what bugs you

Die 2 second improvement is een mooi voorbeeld van het jezelf makkelijker maken. “Fix what bugs you”, zegt Paul Akers. Ik heb er eerder over geschreven: structureer irritaties.
Zo maak je het werk makkelijker en verdwijnen kleine irritaties.

Beter

Als het werk gemakkelijker wordt, ontstaat ruimte (tijd en creativiteit) om verder te verbeteren. Kwaliteitsverbetering, minder fouten, structureel oplossen en voorkomen van klachten, minder variatie in het proces en natuurlijk herijk je of je nog wel precies levert wat je klant nodig heeft.
Het gevolg: minder fouten, dus minder verspillingen in de categorie “herbewerking“, waardoor je tijd en geld overhoudt, en je aanbod beter aansluit op de wensen van de klant.

Sneller

Als je daarmee bezig bent, komen er vanzelf allerlei verspillingen aan het licht. Die pak je natuurlijk mee. Vooral in doorlooptijd kun je grote resultaten boeken. En doorlooptijdverkorting is een vaak onderschatte verbetermethode. Zo ga je bijna automatisch sneller produceren.

Goedkoper

Uiteindelijk zorgen deze stappen ervoor dat je zonder moeite goedkoper gaat werken. Meer als logisch gevolg dan als bewust gekozen doel.

Dat is een geweldige ontwikkeling om te doen met je organisatie. Maar dan moet je die wel aangaan vóórdat het moet.

Bezuinigen: verkeerde volgorde

Als je wacht tot het water je aan de lippen staat, door tegenvallende resultaten, winstbeluste aandeelhouders of prestatiegerichte bestuurders, wordt bepaald dat kostenbesparing het doel is. De volgorde wordt dan helemaal verkeerd. Als je begint bij goedkoper, richt je je op sneller werken met minder personeel. Er worden concessies aan de kwaliteit gedaan en minder goed naar klanten geluisterd. En daar wordt het product en de dienstverlening  niet beter van en het werk al helemaal niet makkelijker. Kortom: als je de verkeerde volgorde van verbeteren aanhoudt – en dat gebeurt veel te vaak naar mijn mening – wordt het er niet beter op, maar slechter. Zie het verhaal van vorige week.