Mura: variatie in je proces

Ik ben geen golfer, maar soms word ik uitgenodigd voor een golfmiddag. Dan doe ik graag mee aan de golfclinic. Een emmertje ballen slaan op de driving range, een rondje pitch en putt of een 9-holesbaan “Best ball”. En daarna natuurlijk een gezellige borrel en een hapje eten, vaak met mede-ondernemers.

Ik hoor wel eens van golfers dat je moet leren heel gelijkmatig te slaan. Elke beweging, elke slag moet precies hetzelfde als alle andere zijn. De gekozen club (de golfstok) bepaalt dan de afstand die de bal aflegt.

Six Sigma

Eigenlijk zijn golfers dus bezig met Six Sigma: het zoveel mogelijk elimineren van variatie. In dit geval in hun slag.

Huhh??? Six Sigma? Wat is dat nu weer? En wat heeft dat nu met golf te maken?
Lean wordt vaak samen met Six Sigma in de praktijk gebracht. De term “Lean-Six Sigma” is misschien wel bekender dan alleen de losse term “Lean”. En wat Six Sigma is, leg ik hieronder uit.

Maandagochtend-auto

Ken je het begrip “maandagochtend-auto”? Dat juist jouw auto elke keer mankementen vertoont die normaal nooit voorkomen? Alsof die auto op maandagmorgen gemaakt is door medewerkers die een zwaar weekend hebben gehad.
En als je vlak voor sluitingstijd een winkel binnenloopt, dat je dan wel eens een chagrijn achter de toonbank vindt?
Of dat je 4 potten verf koopt, maar dat er ééntje afwijkt qua kleur?

Variatie in het proces

Allemaal verschijnselen dat prestaties niet elke keer gelijk zijn. In Lean jargon: variatie in het proces.
Als je vlak voor sluitingstijd binnenkomt, dan wil je als klant toch hetzelfde worden behandeld als ’s morgens vroeg? En blikken met dezelfde kleur verf mogen toch niet van elkaar afwijken? Nee natuurlijk niet. Je verwacht elke keer precies dezelfde prestatie.

Maar voor organisaties is dat heus niet zo eenvoudig. Mensen zijn geen robots en worden moe. Apparaten slijten, waardoor er minimale ruimte in de onderdelen ontstaat. En soms kan een serie machines net niet precies qua timing op elkaar worden afgestemd. Met wisselende prestaties tot gevolg.

Slechts 3,4 fouten per miljoen.

Over dit soort problematiek is een aparte tak van sport ontstaan: Six Sigma, of op zijn Grieks: 6Σ. Voor de statistisch geïnteresseerden: de Griekse letter “Σ” (Sigma) staat in de statistiek voor de standaardafwijking van een normaalverdeling. 6Σ is dus 6 x de standaardafwijking en komt neer op een foutkans van 0,00034%.

Six Sigma streeft daardoor naar maximaal 3,4 fouten op de miljoen. Ik wed dat jij dat met jouw productie nog niet haalt.

Samenhang Muda, Mura en Muri

Deze strijd tegen variatie hangt nauw samen met de andere oorzaken van verstoringen: Een paar weken geleden heb ik je nog verteld over de drie-eenheid Muda, Mura en Muri. Muri (overbelasting) zorgt ervoor dat mensen en machines minder nauwkeurig gaan werken (de chagrijnigheid van de winkelbediende aan het einde van de dag of te lang zonder onderhoud doorgaan met een machine). En daarmee voor variatie. En Mura (variatie) zorgt er voor dat er meer Muda (verspilling) ontstaat: je moet dan meer controleren, fouten herstellen en wachten.

DMAIC-methode

Hoe pak je die variatie nu aan? Bij Six Sigma heb je daarvoor de DMAIC-methode. Een gestructureerde manier om variatie te verminderen.

• Define:
  Je bepaalt welke problemen je processen hebben
• Measure:
  Meten waar de variatie in het proces het grootste is.
• Analyse:
  Analyseren van de oorzaken van de variatie
• Improve:
  Verbeter het proces door variatie te verminderen
• Control:
  Zorg voor beheersing van het proces, zodat variatie voortaan niet meer voorkomt.

Dat klinkt eenvoudig, maar dan begint het pas. Zaken als standaardisatie, Poka Yoke, het bepalen van proces-kpi’s, Kai Zen, het visgraatdiagram en allerlei andere technieken kun je hierin gebruiken. Hoewel Six Sigma heel vaak in grote productieomgevingen wordt gebruikt, kan ook het MKB, of zelfs een kantooromgeving veel leren van de methode. En een DMAIC-project hoeft echt niet vreselijk groot en duur te zijn. Met een beetje gezond verstand en een gestructureerde aanpak kom je al een heel eind.

En herken je de variatie in jouw processen? Van welke hebben jouw klanten last? Als je er eens over wil sparren: bel me gerust eens. Een uurtje praten kan nooit kwaad..

Lekker belangrijk!

Toen ik laatst meedeed met die golfclinic, wist ik al bij voorbaat dat ik een variatie van 0,00034% in mijn slagen bij lange na niet haal. Maar toen ging het vooral om de gezelligheid. En mede-ondernemers weer eens zien en spreken met een hapje en een drankje. Dus variatie in mijn slag? Lekker belangrijk!