Vluchtigheid van prioriteit

Niets is zo vluchtig
als de prioriteit van de manager

Vandaag gaat de Lean Week-Up Call over iets wat ik zelf ook moeilijk vind: me aan mijn prioriteiten houden.Ik merk dat dat in organisaties ook regelmatig verkeerd gaat. Met verdampte projecten tot gevolg.

Maar ik geef je ook een paar tips wat je er tegen kunt doen. En volgende week krijg je er nog een heel uitgebreide tip bij.

Heel veel leesplezier en tot volgende week, bij de nieuwe Lean Week-Up Call.

AgendaHet is me weer gelukt. In de auto belde ik met een goede vriendin van me. Een paar maanden geleden alweer. En toen we na een leuk gesprek ophingen zouden we snel weer afspreken. “ECHT HOOR! Ik stuur je een mailtje.” Ik had het me heilig voorgenomen. Die afspraak is er nooit gekomen. Gelukkig heb ik haar afgelopen weekend weer gezien en meteen een datum geprikt.

Heel belangrijk

Gebeurt dat jou ook wel eens? Hoe komt het toch dat dit soort dingen zo snel ondersneeuwen. Nu kan de relatie met die vriendin wel een stootje hebben, maar ook in organisaties gebeurt dit aan de lopende band. Soms met veel grotere gevolgen. Projecten verzanden waar je bijstaat. Wat we met elkaar hebben afgesproken is binnen een paar weken vervlogen. En HEEL BELANGRIJKE onderwerpen verdwijnen zomaar van de agenda.

Voor je het weet heeft jouw organisatie het imago dat er veel wordt afgesproken maar weinig wordt nagekomen. Of dat je een zwalkbeleid voert. Dat wil je toch niet?

Oorzaken

Er is wel een aantal oorzaken aan te wijzen. Kijk maar eens of je de onderstaande oorzaken herkent.

  • Leidinggevenden hebben het in het algemeen druk, vaak met verstoringen die zomaar uit het niets lijken te ontstaan. De aandacht van managers verschuift daardoor heel makkelijk naar de brandjes die moeten worden geblust.
  • Er wordt niet meer op teruggekomen in het MT in het vertrouwen dat het bij iemand belegd is. Dus zal het wel goed komen.
  • Het wordt niet frequent genoeg besproken.
  • Andere zaken zijn ook HEEL BELANGRIJK. En je weet: als je 20 prioriteiten hebt heb je er niet één.

Soms wordt een manager als projectleider gebombardeerd. Sommige bedrijven kiezen daar bewust voor, maar het is niet voor iedereen de beste oplossing.
Sommige managers zijn heel goed in staat projecten naast hun dagelijkse werk te doen, zonder dat het één door het ander wordt ondergesneeuwd. Maar anderen hebben daar grote moeite mee.

Misschien werkt het in zulke gevallen beter om een aparte projectleider te benoemen en de voortgang één- of tweewekelijks af te stemmen. Die afspraak zorgt ervoor dat de manager het belang niet kan vergeten.

Konijn uit hoge hoedTrucs

Hoe moeilijk het ook is – nee, er is geen snelle wondermethode -,  er zijn wel trucs om de voortgang van punten te bewaken.

  • Organiseer sociale controle door
    • Kortcyclisch te overleggen.
    • Deel het plan en de tijdlijn met het hele bedrijf of de afdeling.
    • Maak het visueel. Een grote poster met het stappenplan zorgt ervoor iedereen het ziet als het niet wordt bijgewerkt.
  • Probeer het leuk te maken.
  • Benoem iemand buiten de lijn die verantwoordelijk is voor het voltooien. Die zorgt er dan voor dat het bij de manager hoog op de priolijst blijft staan.
  • En: om alle prioriteiten binnen het bedrijf goed te monitoren en te managen: richt een Obeya in. Een wattes?
    Wacht nog even af. Dat vertel ik je volgende week.

Tot dan.