Kamer in control

Je haast je van vergadering naar vergadering. En elk overleg lijk je wel meer prioriteiten op je bordje te krijgen. Die allemaal belangrijker lijken dan de vorige.

Of andersom: Je hebt een heel duidelijk plan met je bedrijf of met je afdeling. Dat moet toch bij iedereen helder zijn? Maar het lijkt of je je visie elk gesprek opnieuw moet uitleggen. En iedereen lijkt wel andere prioriteiten te hebben.

Grote kamer

Om de prioriteiten binnen het bedrijf voor iedereen helder te krijgen richten veel Lean organisaties een “Obeya” in. “Wat is dàt nu weer?”, hoor ik je vragen. Het woord Obeya is Japans en betekent “Grote Kamer”. Het wordt ook wel eens de “War Room” genoemd, maar zelf hou ik niet zo van die naam.

Een Obeya is een ruimte, waar overleg in plaats vindt. Op de muren hangt permanent en continu bijgewerkt alle informatie, zoveel mogelijk grafisch, over plannen, doelen, resultaten, projecten en op te lossen knelpunten.

Indeling

De indeling van de Obeya is vrij, maar ik ken een aantal voorbeelden. Ik werk zelf graag met de volgende indeling.

Van links naar rechts:

• Linkerwand: kernwaarden, strategie en jaarplannen. Misschien wel in de vorm van een X-matrix.
• Middelste wand is in tweeën gedeeld:
  • Links: processen, hun KPI’s en de resultaten daarvan, bijvoorbeeld als dashboard.
    Dit is een weergave van de huidige situatie van de operationele organisatie.
  • Rechts: alle verbeterprojecten met de voortgang (bijvoorbeeld als A3). Deze verbeterplannen hebben betrekking op processen. Dus als ze zijn uitgevoerd, zie je dat terug in de resultaten aan de linkerkant.
• Rechterwand: Op te lossen knelpunten en acties, die te klein zijn voor een Kai Zen sessie, maar langer duren dan die van het verbeterbord van de dagstarts.

Je kunt natuurlijk ergens een flip-over of een whiteboard hangen. Of een beamer met een scherm.

Starten

Je kunt een Obeya het eenvoudigst starten door – volgens de gekozen indeling – alles op te hangen wat je aan plannen, projecten en informatie hebt.

Dat kan schrikken zijn. Heel veel projecten met allemaal hoge prioriteit. Dan wordt het tijd om keuzes te maken, want als je 35 prioriteiten hebt, dan heb je er niet één. Maximaliseer het aantal projecten en hang de rest onder een dikke lijn. Daaruit wordt gekozen als er weer ruimte is.

Informatie wordt zoveel mogelijk grafisch weergegeven. In één oogopslag zie je hoe het ervoor staat. Groen, oranje en rood geven aan of het goed gaat of moet verbeteren. En grafieken, voortgangsbalken en tekeningen spreken veel meer tot de verbeelding dan kale cijfers of veel tekst.

Gebruik

Overleg zoveel mogelijk in de Obeya. Waarom? Omdat je daar alle informatie bij de hand hebt en er dus goed en gefundeerd over kunt praten.

Alle cijfers, plannen en processen hebben één eigenaar. Die is verantwoordelijk voor:

• het up-to-date houden van de cijfers
• de voortgang van zijn of haar plannen

Zo wordt de Obeya de plek waar overlegd wordt, waar plannen en resultaten worden besproken en afspraken gemaakt. Als het belangrijk genoeg is, dan is het in de Obeya te vinden.

Positieve ervaringen

Het is uitproberen wat bij jou het beste werkt. Maar de ervaringen zijn in het algemeen positief:

• Prioriteiten blijven op het netvlies. Als het niet in de Obeya hangt, dan is het niet belangrijk genoeg. Of je maakt er een plek voor.
• Door de grafische vorm heb je snel overzicht wat goed gaat en waar de knelpunten liggen. Je kunt dan samen bepalen hoe je ze oplost.
• Maak de Obeya vrij toegankelijk. Iedereen kan dan zien waar je mee bezig bent. Dat zorgt voor begrip van het “waarom” van veranderingen. Ook werkoverleg (weekstarts) of projectoverleg kan in de Obeya plaatsvinden.
• Er blijkt in de praktijk minder vergaderd te worden dan voorheen.

Wil je hulp bij het inrichten van een Obeya? Bel me gerust. Ik help je graag.