De kunst van het inwerken

Op de Lean Week-Up Call van vorige week over werkinstructies kreeg ik de vraag. “Hoe kun je medewerkers nu in een half uur inwerken?”, “Beheersen ze het hele vakgebied in een half uur?”
Natuurlijk moet ik het verhaal wat nuanceren, maar de strekking blijft: nieuwe medewerkers kunnen binnen een half uur zinvol aan de slag. Langzaam, maar met echte productie.

Je vader leren plassen

Maar inwerken, dat hoef je een ervaren operationeel leidinggevende toch niet te leren? Nou, na een rondje internet lijkt het toch nog wel problemen op te leveren. Dus op het gevaar af dat deze blog valt onder de categorie “je vader leren plassen”, ga ik vandaag toch wat dieper op het fenomeen “Inwerken” in.

Ik schets eerst hoe je nieuwe medewerkers zou kunnen inwerken. Daarna vertel ik waarom dat – in mijn ogen – zo moet: de uitgangspunten.

 Eenvoudig beginnen

Binnen bijna elke functie heb je werkzaamheden die vaak voorkomen en niet al te ingewikkeld zijn. Begin met dat soort taken.

Nadat je de nieuweling hebt ontvangen, rondgeleid en alle benodigde formaliteiten hebt vervuld, koppel je de medewerker aan een “buddy”, een ervaren collega die hem of haar de eerste dagen begeleidt.

Daarna vertel je wat we op deze afdeling doen en met welk doel (10 minuten), en wat deze eerste taak hieraan bijdraagt en met welk doel (10 minuten). Dan laat je de instructies doornemen en kan hij of zij vragen stellen (10 minuten). Daarna laat je de medewerker starten. Precies volgens de instructie. Langzaam en nauwkeurig.

Eerst goed, dan snel

Het doel is nog niet snelle productie, maar het proces leren kennen en fouten voorkomen. Eerst foutloos, dan snelheid. En als er vragen zijn: niet gokken, maar direct vragen.
En zo is de medewerker al “in het echie” productie aan het draaien. Dus: zinvol werk aan het doen.

Ga regelmatig even kijken hoe het gaat, geef aandacht en complimenten en geef tips, of laat dit door de buddy doen.

Als de medewerker deze taak foutloos onder de knie heeft, geef je op dezelfde manier een nieuwe taak. Zo heeft een nieuwe medewerker het gevoel dat hij of zij op dag één meedraait en “zijn salaris verdient”. Als het al wat beter gaat, vertel je de medewerker de normen: wanneer doet hij of zij het goed genoeg, dus waar moet nog verbeterd worden.

Volgende week: competentiematrix

Hou structureel bij welke taken de medewerker al beheerst. Zorg dat de kwaliteit beoordeeld wordt door jou of de buddy. Hoe je handig bijhoudt wie welke taak beheerst vertel ik volgende week.

De uitgangspunten

Waarom zou je medewerkers op deze manier inwerken? Ik ga uit van een aantal uitgangspunten:

• Zoals ik vorige week ook al vertelde: iedereen wil graag bijdragen, nuttig werk doen. Deze manier geeft de medewerker dat gevoel. Onwennig en vreemd, maar ècht werk, waarmee het salaris ècht verdiend wordt. .
• Denk niet dat die eerste taken simpel zijn. Alle nieuwe werkzaamheden zijn ingewikkeld en heel vermoeiend. Alles is nieuw: de knoppen van de machines, hoe je de telefoon opneemt, wie met wie waar gaat lunchen en waar de materialenkast is. Over de meest eenvoudige dingen moet je die eerste dagen nadenken. Vraag maar eens hoe moe medewerkers zijn na de eerste dag werken.
• Alle informatie komt als een enorme waterval op ze af. Ze kunnen nooit alles in één keer bevatten. Daarom zijn simpele taken goed om mee te beginnen. Het is niet erg om de hele dag met één taak bezig te zijn, als het maar genoeg uitdaging biedt. En alles wat nieuw is biedt uitdaging.
• De buddy is coach en vraagbaak en neemt de nieuweling op sleeptouw en zorgt ervoor dat hij of zij zich snel thuis voelt. En ook de minder werkgerelateerde zaken komen zo aan bod: de toiletten, de lunch, hoe je informatie opzoekt en waar je terecht kunt als je bijvoorbeeld materiaal nodig hebt.

Inwerken wordt proces

En zo is ook het inwerken een procesje geworden. En in Leantermen betekent dat: standaardiseren, draaiboekje maken en continu verbeteren. En dan zul je zien dat inwerken je voortaan weinig tijd en energie kost.