Implementatieklasje

Afgelopen week heb ik een “implementatieklasje” georganiseerd bij de organisatie waar ik op dit moment aan het werk ben. Het ging om een proces dat moet worden overgedragen aan een ander team.

Het bijzondere was dat de wijziging al een half jaar geleden was doorgevoerd, maar dat er in de praktijk nog niet veel van terecht was gekomen. Uit gesprekken met verschillende leidinggevenden blijkt ook dat de organisatie wat moeite heeft met het implementeren van veranderingen. Misschien wordt er aangenomen dat de verandering automatisch doorgevoerd wordt als het besluit is genomen. Maar dat is natuurlijk alleen maar de eerste stap.

In Real Life

Dus:

• Met het nemen van het besluit is er nog niets veranderd en ook het wereldkundig maken ervan helpt nog niets.
• Het maken van een procesbeschrijving brengt geen verandering, ook niet als de mensen die ontvangen hebben en zelfs niet als ze hem ook doorgelezen of misschien wel bestudeerd hebben.
• Zelfs het trainen van de medewerkers geeft nog geen garantie.

De belangrijkste stap is gezet als ze – misschien met veel bloed, zweet en tranen – de eerste keer het proces “in real life” hebben uitgevoerd. Met echte producten, zaken of diensten. En bij echte klanten.
En elke keer als ze het proces opnieuw doorlopen worden ze sneller, beter en vaardiger. Net zolang tot zowel kwaliteit als hoeveelheid aan de norm voldoet.

Definitie van implementeren

Toen bleek dat er nog niet zoveel gebeurd was om het proces te “verhuizen” van het ene team naar het andere, ben ik er – samen met een paar enthousiaste collega’s – maar eens mee bezig gegaan. Maar wel met mijn definitie van implementeren voor ogen:

Er is pas iets veranderd als mensen vandaag iets anders doen dan gisteren (implementatie) en dat morgen ook zo blijven doen (borging).

Implementatieklasje

We hebben een implementatieklasje georganiseerd. Dit zat als volgt in elkaar:

• Vooraf ontvingen de deelnemers de procesbeschrijving om te bestuderen
• Het proces werd nog eens klassikaal, stap voor stap, behandeld, met gelegenheid tot vragen stellen
• De procesbeschrijving werd nog tijdens de bijeenkomst verbeterd op basis van de input van de deelnemers.
• Toen werd de bak met werk op tafel gezet. Echt werk, van echte klanten.
• Processtap voor processtap werden de werkzaamheden       onder begeleiding van de ervaren medewerkers uitgevoerd. Langzaam en misschien wat onzeker, maar wel “voor het echie”.
• Aan het einde vroegen we de deelnemers of ze zich zeker genoeg voelden om het proces zelfstandig uit te voeren. Dat was bij één processtap nog niet het geval, dus een korte extra bijeenkomst volgde.
• De volgende dag moesten de mensen werk zelf uitvoeren. Met een vraagbaak als ruggensteun.
• Daarna is er nog regelmatig gelegenheid om knelpunten, onduidelijkheden en verbeterpunten te bespreken. Het werkgroepje blijft in stand tot het niet meer nodig is.

Dit is natuurlijk een eenvoudige implementatie, maar het was wel in ongeveer twee weken geregeld. En het team ging daarna wèl aan de slag.

Veranderkompas

Als je iets in je organisatie wil veranderen moet je met een aantal zaken rekening houden:

• Mensen willen best veranderen, maar ze moeten wel snappen waarom
• Weerstand komt bijna nooit voort uit “niet willen” maar meestal uit de angst om fouten te maken of niet begrijpen waarom de verandering nodig is.
• Begeleiding en veiligheid helpen, maar het moet ook duidelijk zijn dat de verandering echt gaat plaatsvinden en dat er geen escape is.

Kijk nog maar eens naar het veranderkompas dat ik eerder heb behandeld.

Ik ben ervan overtuigd dat er geen groter leereffect bestaat dan aan de slag in de praktijk, fouten maken, die zelf herstellen en daarvan leren, liefst onder begeleiding.

In het diepe

Je leert het snelste zwemmen als je in het diepe moet springen, maar wel met iemand naast je die je kan helpen als het nodig is.