Groeistuipen

Groeiende organisaties hebben vaak last van bepaalde barrières tijdens het groter worden. Ze lopen in de weg omhoog tegen een aantal plafonds aan, die vaak ontstaan bij een bepaalde grootte. Ik noem dat altijd groeistuipen. Natuurlijk is het bij elke organisatie anders, maar je ziet wel vaak vaste patronen. Kijk maar eens of je ze herkent.

Tot een grootte van ongeveer 8 tot 10 personen (soms meer, soms minder) gaat alles organisch. De mensen werken nauw samen en iedereen weet alles. Overleg gaat eenvoudig over het bureau of bij de koffie en veel mensen kunnen elkaars werk overnemen.

Behoefte aan structuur

Maar vanaf ongeveer 10 personen komen de eerste scheurtjes. Het werk wordt complexer. Mensen gaan zich specialiseren tot een soort rudimentaire afdelinkjes, soms van één of twee personen. Maar als die afwezig zijn is Leiden in last. De eigenaar(s) doen natuurlijk veel zelf en zijn vaak naar klanten. En daardoor hebben ze niet zoveel tijd en aandacht voor de interne organisatie.

En juist daar ontstaat behoefte aan meer duidelijkheid en structuur, want iedereen werkt op zijn eigen manier en soms dus langs elkaar heen. Overleg is er niet en dus hoort niemand meer alles. Met communicatiefouten tot gevolg. Door de sterke groei wordt er geen tijd genomen om dingen goed te organiseren. Iedereen is keihard, maar ongestructureerd en inefficiënt aan het werk.

Organiseren en standaardiseren

Dat wordt organiseren geblazen. De grootste irritaties en knelpunten eerst:

• Overlegstructuur invoeren
• Vaste afspraken maken (dus standaardiseren: “Voortaan doen we het op deze manier. “) en vastleggen
• Checklijstjes maken voor veel voorkomende werkzaamheden
• Sjablonen en draaiboeken voor terugkerende activiteiten
• Alles een vaste plek geven
  etcetera

Volgende stap: extra managementlaag

Alles gaat dan weer vloeiender lopen. Maar pas op: er komt gegarandeerd een volgend groeiplafond. Op een bepaald moment kan de baas niet iedereen meer zelf aansturen. Het is gewoon te veel. Daarom wordt er een extra managementlaag tussen gevoegd. Vaak met de meest ervaren medewerkers als leidinggevende, die soms geen managementervaring hebben.

Heel ongemerkt sluipt verzuiling de organisatie binnen. Dat betekent dat afdelingen niet meer automatisch met elkaar praten, (ja, wel over elkaar bij de koffiehoek) en minder begrip voor elkaar krijgen. Je hoort uitspraken als “die van sales willen altijd…” en “Die administratiemensen snappen echt niets…”

Ketenoverleg

Oplossing: ketenoverleg  invoeren: een periodiek overleg met een vertegenwoordiger (liefst vanuit de werkvloer) van elke afdeling in de procesketen van leverancier tot klant.

Daarnaast ontstaat vaak nog een ander probleem. Door de extra managementlaag ontstaat er ook een onzichtbare informatiebarrière tussen directie en medewerkers. Je hoort uitspraken als “Ik snap niet waar de directie nu weer mee bezig is…” en “Ze luisteren niet meer naar ons. We zijn alleen nog maar goed als productie-vee…”.

Zeepkist

Logisch, want dat jij er de hele dag mee in je hoofd rondloopt en met het MT over praat, wil niet zeggen dat de medewerkers daar iets van merken. En al helemaal niet dat ze dat ook begrijpen.

Dus ondernemers: ga regelmatig (bijvoorbeeld ééns per kwartaal) op de zeepkist staan om te vertellen waar jij en je MT mee bezig zijn. Welke strategische plannen je hebt. Welke kansen je ziet. Welke nieuwe mooie klanten er aan het bijkomen zijn. Hoe je jouw organisatie over één of enkele jaren ziet. En wat je daarvoor van je medewerkers verwacht. Wedden dat je mensen weer geïnspireerd raken door dat toekomstbeeld?

Derde groeistuip

De volgende groeistuip gaat over de behoefte aan specialistische ondersteunende kennis: HR-adviseur, Marketing en communicatie, automatisering, etcetera. Hoe regel je dat nu weer? En liefst zonder uit de kosten te vliegen of waterhoofdvorming. Ach, daar zijn wel wat oplossingen voor. Bel me maar eens als je daarmee zit. Je weet me te vinden.