Het doorstroommodel:
werven zonder vacature

Als Lean adviseur heb ik een aversie tegen verspillingen. En goede medewerkers die onnodig bij de organisatie vertrekken vind ik een verspilling. Zeker als ze weggaan vanwege te weinig toekomstperspectief, terwijl dat er wel is. Met het Doorstroommodel kun je hun vertrek voorkomen.

Willen, kunnen, passen

Elke loopbaanadviseur en HR-specialist weet het: of medewerkers in een functie kunnen worden geplaatst hangt af van drie dingen:

• Willen: de medewerker moet de nieuwe functie willen. Als hij of zij er geen zin in heeft, wordt het nooit iets.
• Kunnen: de medewerker moet de nieuwe functie op dit moment beheersen, of binnen redelijke tijd kunnen leren.
• Passen: er moet een functie beschikbaar zijn. Zo niet, dan wordt het zoeken naar een alternatief of wachten tot er een plekje vrij komt.

HR3P-model

Het “Human Resources Performance Potentieel Portfolio” (gelukkig afgekort tot HR3P) is een slim, maar eenvoudig model om het personeelsbestand in kaart te brengen. Het is een matrix met op de horizontale as het huidige functioneren en op de verticale as het doorgroeipotentieel. Kijk maar eens naar het plaatje.

In het HR3P-model kun je de eerste twee factoren – Willen en Kunnen – prima kwijt. Voor zowel de huidige functie als voor een eventuele nieuwe functie. Alleen het Passen zit niet in het model.

Doorstroommodel

Met het Doorstroommodel kun je voorkomen dat goede medewerkers met doorgroeimogelijkheden vertrekken omdat er geen functie beschikbaar is. Ik zal het je uitleggen.

Met het Doorstroommodel bied je je beste mensen perspectief, zelfs als er nog geen vacature voor ze is. Hoe je dat doet? Eigenlijk door de sollicitatieprocedure naar voren te halen.

Hoe werkt het?

• Aan de hand van het HR3P-model bepaal je welke mensen binnen je organisatie de ambitie èn potentie hebben om promotie te maken.
• Voor elke functie bepaal je vanuit welke andere functies (lager of zijwaarts) de beste aansluiting is om door te stromen.
• Richt voor elke functie een sollicitatieronde in en kies de persoon (of misschien meerdere als het verloop groot is) die daarvoor het meest geschikt is.
• Benoem die persoon tot “Doorstromer”, of kies binnen jouw bedrijf een goed passende naam.
• Start met het klaarstomen van die medewerkers voor hun doorstroomfunctie: opleidingen, stages, gesprekken met leidinggevende en medewerkers. En laat ze na verloop van tijd ook meedoen met sociale gebeurtenissen, afdelingsuitjes, borrels, etcetera.

Animatie

Misschien wat ingewikkeld, daarom heb ik een animatie gemaakt waarop je kan zien hoe het werkt. Zet je geluid aan!

Je kunt het doorstroommodel voor één afdeling invoeren, of bedrijfsbreed. Zolang er functies zijn van verschillend niveau werkt het uitstekend.

De voordelen

• Zodra er een vacature voor die functie komt, kan de doorstromer die direct innemen; is al min of meer ingewerkt en zelfs al bekend met het team. Soepel verschuivend van de ene functie naar de andere.
• Ik zie regelmatig dat afwezige medewerkers worden vervangen door de teamleider, die dan maar even bijspringt. Net alsof die geen zinvol werk te doen heeft. Het doorstroommodel werkt met “laag vervangt hoog”, waarbij afwezige medewerkers vervangen worden door medewerkers met een lagere functie. dat schuift naar beneden door totdat je gewoon een uitzendkracht kan inhuren voor het meest eenvoudige werk.
• Er komt natuurlijk een nieuwe sollicitatieronde voor een nieuwe doorstromer. Maar pas nadat de bezetting van de afdeling weer op orde is.
• Geen onderbezetting tijdens langdurige sollicitatieprocedures, geen tijdsdruk en geen stress.
• Geen concurrentie tussen afdelingen om mensen te behouden, want ook voor de oude functie staat er al weer een doorstromer klaar.
• Bij elke vacature maak je niet één persoon blij, maar twee: de doorstromer die eindelijk naar de zo gewilde functie kan doorschuiven en de medewerker die gebombardeerd wordt tot de nieuwe doorstromer.
• En voor de medewerkers? de benoeming als Doorstromer voelt al als een promotie en is een wezenlijke erkenning van hun status als High Potentials. Ze zijn dan niet zo snel geneigd om zich heen te kijken voor een baan ergens anders.

Zo vormt het Doorstroommodel een prachtige aanvulling op het HR3P-model. En eenmaal ingevoerd heb je je personeelsplanning perfect in orde.

Het is in veel gevallen toepasbaar: bij kantooromgevingen, in een fabriek met machines met toenemende complexiteit, bijna overal kun je een “groeipad” voor verschillende functies bedenken. Zolang je mensen met ambitie hebt kun je er gebruik van maken.

Weet je niet hoe je dat voor jouw organisatie moet opzetten? Dat kan ik me voorstellen. Bel me eens. Ik wil je met alle plezier helpen