Doorlooptijd: verborgen verspilling

“Doorlooptijd, wat maakt dat nou uit? We hebben een levertijd van 3 weken en dat halen we bijna altijd. Wat is dan het voordeel van een kortere doorlooptijd?” Nou, dat heeft enorme verbeteringen tot gevolg. De waarde van een korte doorlooptijd wordt vaak zwaar onderschat. Ik laat het je zien aan de hand van het voorbeeld van een fietsenfabriek.

Eerst maar even de term doorlooptijd uitleggen: doorlooptijd  is de tijd die verstrijkt van order tot aan ontvangst door de klant. En dat is de “beperkte” versie nog maar, want “de tijd tussen het poten van de aardappelplantjes tot de eerste hap van het patatje-mèt” is net zo geldig. Maar voor nu hou ik even de beperkte versie aan.

De fietsenfabriek

Stel: een fietsenfabriek maakt 10 fietsen per werkdag. En in elke fiets zit € 200,- aan materiaal. De doorlooptijd is 3 weken (15 werkdagen). Vanaf productiedag 1 is al het materiaal nodig. Er is dus altijd materiaal voor 15 (productiedagen) x 10 (fietsen per dag) in de fabriek aanwezig. Dat is een waarde van 10 x 15 x € 200,- = € 30.000,- aan (tussen-)voorraden en onderhanden werk.

Minder voorraad en werkkapitaal

En stel: we kunnen de doorlooptijd verkorten naar 1 werkweek. Dan is er nog maar 5 (werkdagen) x 10 (fietsen per werkdag) x € 200,- = € 10.000,- aan materiaal en onderhanden werk aanwezig. Dat betekent € 20.000,- aan vrijgekomen werkkapitaal. En we maken nog steeds 10 fietsen per dag. Nou? Waar zou jij die € 20.000,- voor gebruiken? Je hebt vast wel een mooie bestemming.

Minder management-attentie en planning

In de eerste situatie moet de productiemanager het proces van 150 fietsen tegelijkertijd plannen en in de gaten houden. Dus 150 kansen op verstoringen, knelpuntjes en foutjes. In het tweede geval hoeft hij er nog maar 50 in de gaten te houden.

Minder ruimte

En je houdt de ruimte van 100 fietsen of hun materiaal in de fabriek over. In ieder geval de ruimte voor de (tussen-)voorraden, maar de machines die de achtereenvolgende bewerkingen uitvoeren kunnen ook slimmer en dichter bij elkaar worden geplaatst.
Soms komt er een volledige productiehal beschikbaar. Wat zou je daar niet allemaal mee kunnen doen?

Minder spoedjes

Ken je dat? Er komt een spoedje tussendoor. Om wat voor reden dan ook. Er is iets fout gegaan, of een speciale klant heeft een speciale wens. Nou, dan gaat het hele schema overhoop, uren puzzelen hoe je die order er nu weer tussendoor kan fietsen (haha). Of je neemt dezelfde soort fietsen uit verzendklare orders. Maar dan zijn die zendingen weer niet compleet. Kortom: een domino-effect waardoor je het ene gat met het andere vult. Het kost uren plannen en heel veel afstemmen. Dat wil je toch niet?

Hoe mooi is het als je tegen die speciale klant kan zeggen: “Het is nu maandag, Wat vindt u er van als u de fietsen vrijdag in huis hebt? Met een strik erom! Deal?
En intussen hoef je helemaal niets aan te passen, want die vrijdag haal je toch al. Makkelijker plannen kan bijna niet.

Andere verspillingen

Bijna altijd worden er in de zoektocht naar een kortere doorlooptijd andere verspillingen gevonden, soms hele bewerkingen die niet meer nodig zijn. Dat bespaart veel geld en ook arbeidsuren. Je zou die tijd en middelen kunnen gebruiken om je productie te verhogen. Maar denk er om: alleen als er orders zijn, want je gaat natuurlijk geen nieuwe voorraden meer opbouwen.

Niet haalbaar?

Wat zegt je? Een verkorting van de doorlooptijd van 67% onzin? Niet haalbaar? HaHa (=schamper gelach), hoe ik erop kom? Nou, van alle organisaties die dat al hebben bereikt. Bijna altijd is 50% mogelijk. Vaak zelfs veel meer. Heus niet allemaal in twee weken, maar wel in een afzienbare periode. Voorbeelden?

• Ken je de reclameslogan: “Een hypotheek binnen een week”? Bij dat proces is precies hetzelfde gebeurd. Voorheen duurde het zomaar een maand voordat een hypotheek rond was.
• Een jaar of wat geleden duurde het minimaal een week voordat een bestelling in huis was. Nu tel je als webshop alleen nog mee als het pakketje de volgende dag levert.

Het is een kwestie van het structureel en continu verwijderen van wachttijd binnen het proces. Met als basis twee Lean-principes: Flow en Pull. Volgende week vertel ik hoe je die wachttijd in je proces kunt vinden. Tot dan.