Procestijd versus Doorlooptijd
Afgelopen week had ik een leuk uitje van Ondernemersvereniging Spaarndam en omstreken. Een leuke club van ruim 100 ondernemers waarmee we regelmatig samenkomen voor gezelligheid, kennisuitwisseling en het bespreken van de ontwikkelingen in ons mooie dorp en omgeving.
In 3 uur een persoonlijke glossy
Na een heerlijke vaartocht in de avondzon hebben we drukkerij Nederlof in de Cruquius bezocht. Rondleiding, barbecue, borreltje en interessante sprekers. En aan het eind van de avond een leuke verrassing: een tijdschrift over de ondernemersvereniging, met foto’s die eerder die avond waren gemaakt. En elk exemplaar had een cover met een eigen persoonlijke foto er op.
Korte doorlooptijd
Dat is nog eens een mooi voorbeeld van een korte doorlooptijd. 3 uur nadat het laatste materiaal was aangeleverd (de ter plekke gemaakte foto’s) was het tijdschrift gereed en werd het bij het afscheid uitgereikt. Natuurlijk, alles was al voorbereid en opgemaakt. Alleen de foto’s moesten nog worden toegevoegd. Maar toch… Wat zou het mooi zijn als dit tijdpad de standaard zou zijn.
Raar
Het andere uiterste kwam ik ook tegen bij hetzelfde uitje van de Ondernemersvereniging. Ik zat op de boot toevallig naast één van de eigenaren van een verffabriek. We hadden het over hun fabriek en mijn vak: Lean management. En we hadden het over doorlooptijd. Ze hanteren een doorlooptijd van 3 weken voor het bestellen van een partij verf. Maar toen ik vroeg wat de daadwerkelijke procestijd was, vertelde ze na enig nadenken “Nou, misschien anderhalve dag”. Dat is toch raar? De fabriek rekent 3 weken voor een order, die – als je werkzaamheden achter elkaar plakt – ook in anderhalve dag klaar kan zijn.
Definities van tijd
Binnen Lean heb je nogal wat tijddefinities: procestijd, doorlooptijd, cyclustijd, omsteltijd, takttijd, wachttijd, etcetera. Ik wil je nu niet vermoeien met al deze tijddefinities. Maar in Lean is tijd heel belangrijk.
Het grote verschil tussen de voorbeelden hierboven is de wachttijd tussen de processtappen. Bij het maken van het tijdschrift is de wachttijd nagenoeg afwezig, en bij de verffabriek zit er juist heel veel wachttijd in het proces. Hoe kun je die doorlooptijd nu verbeteren?
Waardestroomanalyse
Je kunt het tijdpad van een proces visualiseren met een Waardestroomdiagram (Value Stream Map of VSM). Dit doe je meestal met een groot vel papier op de muur en etiketten die de processtappen voorstellen. Onder begeleiding maken de verschillende medewerkers die met het proces bezig zijn het hele proces inzichtelijk. En dan blijkt vaak dat:
- processtappen overbodig zijn
- verkeerde informatie wordt doorgegeven
- wachttijden onnodig lang zijn
- medewerkers niet begrijpen waar de ander mee bezig is.
Zo kun je allerlei verspillingen – waaronder wachttijd en overbodige processtappen – elimineren. En daarmee kun je de doorlooptijd van een proces spectaculair verkorten.
In twee dagen een hypotheek
Banken zijn daar ook al ver mee. Vroeger moest je minimaal 3 weken wachten voordat je een offerte voor een hypotheek had. Nu heb je na het hypotheekgesprek bijvoorbeeld al binnen enkele dagen een offerte met de zekerheid dat de hypotheek kan worden verstrekt (of uitslag dat je de hypotheek niet kan krijgen, dat kan natuurlijk ook). Dat hebben banken voor elkaar gekregen door bovenstaande exercitie uit te voeren.
Maar eens praten
De drukker weet dus al dat je korte doorlooptijden kunt realiseren. Misschien nu nog incidenteel, maar we kunnen eens kijken of ze het ook als standaardtijdlijn kunnen benaderen. Bij de verffabrikant kan nog wel wat verbeterd worden. Ik heb afgesproken dat ik binnenkort eens bij ze kom kijken. Wie weet kan ik ze helpen.