Kennis in kaart

De Onderzeedienst van de Nederlandse Marine staat bekend als uiterst professioneel en bekwaam. In spannende situaties is dat natuurlijk van levensbelang. De veiligheid van de hele bemanning hangt er tenslotte van af. Maar ook die van ons – wij, burgers als kanonnenvoer – in het geval Nederland wordt belaagd.

Flipper

De belangrijkste onderscheiding voor de duikbootbemanning is de “Flipper”, een insigne in de vorm van twee dolfijnen. Als matroos ontvang je de Flipper pas als je voldoende kennis hebt van alle taken aan boord en de boot van voor naar achter volledig kent. In crisissituaties moet je taken van elkaar kunnen overnemen, zonder dat het schip en de bemanning in gevaar komt.

Afoefenen

Om dat te bereiken doorloop je een stevige opleiding aan de hand van het “taken- en afoefenboek”, waarin alle taken staan en wordt bijgehouden in hoeverre je die al beheerst. Je moet tot in den treure taken leren en “afoefenen” voordat je de Flipper mag dragen.

Zolang een matroos die Flipper nog niet heeft, hoort hij er niet echt bij en wordt hij met de nodige argwaan bekeken. Misschien niet aardig of collegiaal, maar wel begrijpelijk. De veiligheid van de boot is tenslotte nog niet gewaarborgd. Dus: “Oppassen geblazen met die groentjes.”

Competentiematrix

Zo’n taken- en afoefenboek uit de Marine kennen we in “gewone” organisaties ook. We noemen dat een competentiematrix of soms opleidingsmatrix of -tabel. Daarin staan alle taken of processen die de medewerker moet beheersen, ingedeeld naar de verschillende aspecten van bekwaamheid, bijvoorbeeld kennis, vaardigheid, ervaring, maar soms ook certificering.

Van elke taak wordt bijgehouden in hoeverre je die beheerst, zowel in theorie als praktijk. En zo zie je als medewerker hoe je groeit, want er komen hoe langer hoe meer groene vakjes in te staan. Motiverend voor de medewerker, maar ook makkelijk om te bepalen aan welke taken er nog aandacht moet worden besteed.

Je kunt hem ook indelen in verschillende competentieniveaus van de taken. Bijvoorbeeld:

• Cursus gedaan
• Beginner
• Zelfstandig
• Mentor

Opleiding prioriteren

En als je dit op teamniveau in kaart brengt, ken je voor alle taken de maximaal haalbare capaciteit. En als je ook nog in beeld hebt hoeveel tijd die verschillende taken kosten, weet je ook voor welke werkzaamheden je nog mensen te kort komt. Daarmee kun je dan de opleidingen en het inwerken prioriteren. In ieder geval maakt zo’n competentiematrix het plannen van het werk en de bezetting makkelijker.

Gretig

Ik heb meegemaakt dat de competentiematrix regelmatig met het hele team werd besproken. De medewerkers werden – net als op een onderzeeboot – gretig en fanatiek om alle vakjes op groen te krijgen. En dus om bekwamer te worden. Een prachtig instrument om mensen te motiveren beter in hun vak te worden. Je kunt op den duur zelfs inschatten of medewerkers qua karakter meer generalist (veel taken kunnen uitvoeren tot een bepaald niveau) of meer specialist (minder taken, maar vaker mentorschap) zijn.
Misschien is het wel een leuk idee om ook een soort Afdelingsflipper uit te reiken aan de medewerkers die alle taken beheersen.

Voordelen

Een competentietabel opzetten kost natuurlijk wel wat tijd. Het bijhouden echter is voor jou als leidinggevende een fluitje van een cent. Zeker als je voor elke taak één of meer mentoren hebt. Die bepalen het competentieniveau van de medewerkers. Je hoeft hun voorstellen alleen goed te keuren en in de tabel te verwerken. Simpel toch?

Welke voordelen heeft een competentietabel voor jou en het team?

Inzicht

Je krijgt inzicht in:

• de ontwikkeling van medewerkers
• de capaciteit voor alle taken die er zijn
• de knelpunten die in de planning en bezetting kunnen voorkomen

Hierdoor wordt niet alleen het plannen van de bezetting eenvoudiger, maar ook de functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Motivatie

Hang de competentiematrix op – bijvoorbeeld bij het dagstartbord – en je zult zien dat medewerkers gedreven worden om meer vakjes groen te krijgen. Als je elke behaald niveau ook nog viert door het te benoemen bij dag- of weekstart, dan wordt leren helemaal leuk.