Do the Gemba walk

Vaak ben ik op zondagavond nog met de Lean Week-Up Call bezig. Tijdens het werken luister ik soms met een half oor naar het TV-programma Undercover Boss op RTL7. Een vreselijk Amerikaans opgezet programma, maar met een mooi uitgangspunt. De baas van een grote onderneming gaat als gewone medewerker naar de werkvloer om zelf te ervaren wat daar gebeurt en hoe het voelt als medewerker van een groot bedrijf. Zoiets kennen we binnen de Lean filosofie ook. We hebben er zelfs een werkwoord voor: “Werkvloeren”. Dus als iemand zegt: “Ik ga even werkvloeren”, dan is dat binnen Lean correct Nederlands. Lees in deze Week-Up Call wat dat precies is en waarom het zo belangrijk is.

Bij het fantastische bedrijf waar ik mijn huidige opdracht doe zijn er twee bureaus neergezet in de productiehal. De directeur die verantwoordelijk is voor “de binnenkant” van het bedrijf is van plan daar regelmatig te gaan zitten werken. Bijvoorbeeld aan planningen en zaken die de werkvloer aangaan.

Tijd op de werkvloer spenderen

Dat is een prachtige ontwikkeling.  Waarom? Het is heel belangrijk voor elke manager, ondernemer en directeur om tijd te spenderen op de werkvloer.

Maar hoe ziet dat er dan uit? “Ga ik dan een rondje lopen op het kantoor, de winkel of de productiehal? En dan zeker vriendelijk knikken naar de medewerkers. Ik zie niet in wat dat voor nut heeft”. Een terechte vraag.

Niet alleen kijken

Fujio Cho, één van de voormalig topmannen van Toyota zei al: “Go see, ask why, show respect”. Dus je bent er nog niet als je alleen maar op de werkvloer gaat kijken. Maar het is wel een goed begin.
Cho bedoelde het als volgt:

Go see

We hebben daar in de Leantaal een werkwoord voor. “Werkvloeren” of, de Gemba-walk. Gemba is Japans voor “de plaats waar het gebeurt”.
Wàt gebeurt? Nou, waarde toevoegen. Want dat is de heilige taak van elke organisatie: waarde toevoegen voor de klant. En de werkvloer is de enige plek waar daadwerkelijk waarde wordt gecreëerd voor de klant.

Dus: ga daadwerkelijk naar de werkvloer en volg de gehele keten van het proces. Je loopt fysiek de waardestroom door. Liefst met wat medewerkers en leidinggevenden. Zo krijg je een goed inzicht in wat er precies gebeurt. En let vooral op de 8 verspillingen. Een geoefend oog ziet heel veel verspillingen.

Ask why

Stel tijdens het werkvloeren veel vragen. Vooral de “5 x why”-techniek is handig.

Nog een werkwoord in het Leanees: verwonderen. Binnen Lean is “verwonderen” niet iets wat je overkomt. Het is echt een werkwoord dat je bewust kan doen. Je kunt je bewust gaan verwonderen over wat er op de werkvloer gebeurt. Hoe? Lees deze Lean Week-Up Call nog maar eens door.

En vraag aan medewerkers waarom ze dingen doen zoals ze doen. En stel dan ook eens de vraag: “En stel dat we het … (meer, minder, anders, beter, afhankelijk van je doelstelling) willen doen. Hoe zouden we dat dan kunnen bereiken?”

Show respect

Ga ervan uit dat de medewerkers op de werkvloer zeer goede probleemoplossers en verbeteraars zijn. Geef ze dus de ruimte en de verantwoordelijkheid om die rol te nemen. Het doel bepalen doe je natuurlijk zelf, aansluitend op de doelstellingen van de organisatie. Maar hoe dat kan worden bereikt kun je beter door de medewerkers laten verzinnen. Die kennen de praktijk goed genoeg om te weten welke oplossing gaat werken en welke niet.

Respect betekent dus: vertrouwen hebben en geloven in je medewerkers. Spreek dit eens uit en geef ze een compliment voor hun gevonden oplossing. Je zult zien dat ze daarna met veel meer verbeteringen komen.

“Zorg dat het proces vanzelf gaat, en geef leiding aan verbetering.”

Prachtige start

Die werkplekken in de productiehal is een prachtige start. Maar ook één die vraagt om meer. Het continu verwonderen over dingen die nog niet goed gaan. Het vragen stellen hoe dat komt en hoe het beter kan. Het daadwerkelijk luisteren naar de medewerkers en het vertrouwen uitstralen dat ze de knelpunten kunnen oplossen. En ze daar ook de faciliteiten, de tijd en de ruimte voor geven.

Ik wens je deze week een heel succesvolle Gemba-walk toe. Go see, ask why en show respect. Veel succes.