Vind de stroomversnelling 

Vorige week heb ik je verteld wat je kan bereiken met het verkorten van de doorlooptijd. Maar hoe pak je dat nu aan? Vandaag geef ik je een manier om tussenvoorraden  en wachttijden te leren herkennen, waardoor je je doorlooptijd kan verkorten.

Ten eerste kun je de huidige doorlooptijd eens vergelijken met de procestijd (ook wel handson-tijd genoemd): de tijd dat er daadwerkelijk aan het product of de dienst gewerkt wordt. Als daar een groot verschil in zit, is dat een indicatie van één of meer bottlenecks.

Stromende rivier

Stel je jouw proces (de waardestroom) voor als een rivier, die langzaam en gestaag door het landschap loopt. Het hoofdproces ontspringt hoog in de bergen als grondstof. Op veel plekken voegen beken en zijriviertjes zich bij de hoofdstroom. De zijriviertjes stellen de verschillende onderdelen en andere toevoegingen voor. De motor die in de auto wordt geplaatst. De wielen die er op worden gemonteerd. Maar ook het verpakkingsmateriaal waarin de producten wordt vervoerd. Of in een kantooromgeving bijvoorbeeld de goedkeuring van een advies, of het boeken in een systeem.

Stroomversnelling is bottleneck

Soms is er echter een vernauwing in de rivier. Het water kan er niet ongehinderd doorheen stromen. Daarvóór ontstaat een stuwmeer (voorraad en wachttijd) en daarachter een stroomversnelling (stress, te hoge werkdruk en ondercapaciteit). Daar perst het water zich door de veel te nauwe opening, ruw en ongecontroleerd als bij een wildwaterbaan.

En soms kom je na de stroomversnelling een bijna droge rivierbedding tegen, waar slechts een zielig stroompje water doorheen stroomt (overcapaciteit, leegloop, stilstaande machines en mensen die te weinig te doen hebben).

Precies als in een organisatie: vóór de bottleneck onnodige voorraden en wachttijd (stuwmeer), in de bottleneck stress en chaos (stroomversnelling) en na de bottleneck valt de rivier bijna droog door gebrek aan water: de volgende afdelingen en de klanten moeten wachten op producten die maar niet doorkomen..

De reis langs de rivier

Als je de vernauwing in de rivier verruimt (de bottleneck opheft) stroomt het water sneller, maar met minder geweld, het stuwmeer loopt leeg en wordt weer een rivier en na de bottleneck stroomt er ook weer meer water door de rivier.

Maar hoe vind je die vernauwingen? Wel, je reist langs de rivier en let op stuwmeren, stroomversnellingen en droge rivierbeddingen.
Met andere woorden: je volgt het proces van begin tot eind en zoekt bij elke processtap naar hoge werkvoorraden (stuwmeren), stress,  onderbezetting en hoge werkdruk (stroomversnellingen) en leegloop, laag werkaanbod en wachttijden voor nieuw werk.

Niet in de gaten

Niet bij elke bottleneck kom je alle verschijnselen tegen. Soms weten mensen niet dat ze in een stroomversnelling zitten. Soms is er helemaal geen zicht op hun werkvoorraden. Soms weten ze niet dat er afdelingen op hun werk zitten te wachten. Of ze zijn er al aan gewend en het kan ze niet zoveel meer schelen.

Soms is de droge rivierbedding al aan de situatie gewend. En doen ze er andere klussen bij (stopwerk, voor als het rustig is), of de halve afdeling zit in werkgroepen. Misschien is de capaciteit al aangepast, zijn er mensen vertrokken en niet vervangen. Als de bottleneck wordt opgeheven, hou er dan rekening mee dat de droge rivierbedding de volgende bottleneck kan worden.

Verwen je bottleneck

Als je éénmaal een bottleneck gevonden hebt kun je die oplossen. Je kunt daarvoor de stappen volgen die ik heb beschreven in het artikel over het wegnemen van je bottleneck.  Hou daarbij rekening met het volgende: een bottleneck wordt niet altijd beperkt door het aantal machines of mensen die het werk kunnen uitvoeren. Soms ligt het ergens anders aan: bijvoorbeeld aan de aanvoer van onderdelen, onwetendheid of miscommunicatie.

Bij het wegnemen van de bottlenecks moet daarom goed onderzocht worden wat de grondoorzaak van de stagnatie is, zodat je niet aan symptoombestrijding doet.

Flow

Met het wegnemen van bottlenecks ontstaat er flow: een gestage stroom door het proces. Zonder snelheidsremmende en dure stuwmeren, zonder chaotische en stressvolle stroomversnellingen, maar een rustig vloeiende rivier die zonder obstakels door het zonnige landschap naar de klant stroomt. En in een veel kortere tijd dan je ooit voor mogelijk hebt gehouden.