Standaardisatie

Ik zeg altijd dat processen flexibel zijn, dat ze mogen worden aangepast en verbeterd. En dat continu verbeteren een creatief proces is.
“Maar bij Lean is standaardisatie toch belangrijk?” hoor ik wel eens. “Hoe kunnen die processen dan flexibel zijn?”

De schoonmaak

We maken ons huis wekelijks schoon. Een paar uurtjes werk voor mij of Rina, mijn partner. We doen dat allebei op een andere manier. Ik ben wel eens jaloers op haar, want ze is veel sneller klaar. En zij bewondert de grondigheid waarmee ik schoonmaak. Nu is het thuis niet zo erg dat er verschil in snelheid en kwaliteit is. Maar in een organisatie willen we dat de kwaliteit en de productiesnelheid niet alle kanten op gaat.

Warehouse

Een tijdje geleden werkte ik bij een warehouse, waar pakketjes van webshops uit China binnenkomen en worden gewogen, gescand, gestickerd en gesorteerd naar Europese distributiecentra.

Er zaten grote verschillen in de snelheid van het wegen, scannen en stickeren van de verschillende medewerkers. De snelste kon er 350 per uur doen, de langzaamste zo’n 200. Dat zijn best grote verschillen. En de verwerkingssnelheid is van belang voor de hoeveelheid pakketten die per dag kan worden verwerkt.

Analyseren verschillen

Het basisproces is simpel, maar blijkbaar werd het toch op verschillende manieren uitgevoerd. We hebben toen het team bij elkaar gezet en samen de verschillen geanalyseerd. En ons afgevraagd waarom Joey er zonder extra moeite 350 per uur kon doen en de rest zoveel lager zat.

We hebben Joey laten demonstreren hoe hij werkte en bekeken wat andere medewerkers anders deden. Joey heeft toen de anderen zijn trucjes geleerd. En die werkwijze is nu de standaard. Dat hele verbeterproces vond iedereen geweldig leuk en de verwerkingssnelheid ging met sprongen vooruit. En toen ze eenmaal in de gaten hadden dat ze hun werk zo eenvoudig konden verbeteren, gingen ze ook over hun andere werkzaamheden nadenken.

Saai

We vinden standaardisatie vaak niet zo leuk. We hebben liever uitdagend werk, in plaats van saai standaard werk. Ik kan me dat wel voorstellen.

Toch merk ik vaak dat vakmanschap en maatwerk als excuus wordt gebruikt om vooral toch maar niet gestandaardiseerd te hoeven werken. Maar intussen worden er vooral verspillingen geproduceerd. Het wiel opnieuw uitvinden, allemaal eigen maniertjes, met daardoor een wisselend resultaat.

En we vinden het soms heerlijk een plotseling opkomend probleem op te lossen. Dan kunnen we onze inventiviteit en flexibiliteit weer lekker tonen. Ja, brandjes blussen is verslavend. Maar dat die knelpunten voorkomen hadden kunnen worden door het proces goed in te richten en te standaardiseren, daar staan we maar liever niet bij stil. Maar het blijft verspilling.

Standaardisatie is tenslotte niets anders dan de afspraak dat iedereen de taak altijd op dezelfde manier doet. En dan natuurlijk bij voorkeur de manier die het beste is gebleken.

Terug naar huis

Als we het schoonmaken thuis zouden standaardiseren, zouden we het als volgt moeten aanpakken. We zouden onze woning doorlopen en elkaar vertellen wat we wel en niet schoonmaken en wat schoon genoeg is.
Dan zouden we samen de norm bepalen: wat vinden we dat er schoongemaakt moet worden en hoe schoon is schoon.

Als we dan nog eens gaan kijken hoe snel we de verschillende werkzaamheden allebei doen, kunnen we bepalen welke manier het snelste werkt en die als standaard verheffen. Zo wordt het resultaat elke week hetzelfde en kost het elke week even veel tijd, ongeacht wie van ons de schoonmaak doet.

Toch maar niet

We hebben het er even over gehad en we hebben besloten de schoonmaak thuis niet te standaardiseren. Thuis rommelen we gewoon maar wat aan. Heerlijk!