Muri: overbelasting van spullen

Een tijdje geleden moest mijn auto naar de garage. Daar bleken mijn banden flink versleten te zijn en het oliepeil was te laag. Niet best, Ron. Dat moet beter. Het gaat om veiligheid en behoud van je auto, best belangrijk.

Systeempjes tegen chaos

Toch ben ik wel van de systeempjes om dingen niet te vergeten. Ik moet wel, want in mijn hoofd is het een chaos. Zo heb ik een dingetje in mijn agenda voor het vervangen van mijn scheermesje (ja, ik scheer me nog ouderwets) en ik heb een voor- en najaarsklussenlijst: schuur opruimen, tuin opknappen en terras in zomer- respectievelijk winterstand brengen, etcetera. Niet dat ik me er altijd aan hou: de najaarsklusjes staan nog steeds te wachten op mijn lijst.

Doodzonde

Onderhoud is belangrijk bij al het materiaal dat je gebruikt. Een bot mes, kapot of incompleet gereedschap, een vastlopende machine omdat hij geen olie meer heeft. Het veroorzaakt een berg aan irritatie. En dat geld nog sterker voor mensen: een medewerker die met een burn-out thuis komt te zitten. Daar vertel ik volgende week meer over.
Allemaal problemen met maar één oorzaak: Overbelasting en onvoldoende zorg voor mensen en middelen. En dat is één van de drie doodzondes binnen Lean.

Muda, Mura en Muri

De Lean filosofie onderscheidt drie zeer ongewenste verschijnselen, die je zoveel mogelijk moet reduceren. Ze worden vaak weergegeven in het Japans:

• Muda: de 8 verspillingen waar ik eerder over heb geschreven.
• Mura: sterke variatie in de vraag of het aanbod van werk. Ook dat heb ik eerder beschreven.
• Muri: overbelasting van mensen en middelen. Vandaag over middelen. Volgende week vertel ik over mensen.

Bijverschijnsel

Muri, de derde, sluipt ongemerkt de organisatie binnen. Met name als er weer eens bezuinigd moet worden. Het ontstaat bijna automatisch als bijverschijnsel bij “de kaasschaafmethode”, “lucht uit de organisatie halen” en “snijden in de kosten”.

Het belang van Muri, is typerend voor de langetermijnvisie van de Lean filosofie. In tegenstelling tot veel “aandeelhoudergedreven” organisaties met een kortetermijn winstdoelstelling, houdt Lean niet van het uithollen van de organisatie door mensen en middelen te zwaar te belasten.

Herstel, zorg en onderhoud zorgt ervoor dat we langdurig van onze bronnen gebruik kunnen maken. Of dat nu ons belangrijkste productiemiddel is: de mensen in onze organisatie, of andere hulpmiddelen: gebouwen, machines, vervoermiddelen en inventaris. Als we daar niet goed mee omgaan, zullen ze ons vroeg of laat in de steek laten.

Mensen

Maar hoe doe je dat nu in de praktijk? Voor mensen weet je het eigenlijk wel. Medewerkers hebben tijd nodig om te herstellen: pauzes, vrije dagen, vakantie. En aandacht, van zowel hun leidinggevenden als van hun collega’s. Ze moeten voor hun taak zijn toegerust, door middel van instructies, trainingen en opleidingen. Ze moeten veilig kunnen werken. Ze moeten duidelijkheid hebben over wat er van ze verwacht wordt en het vertrouwen dat ze dat ook aankunnen. En ook de medewerker zelf heeft de verantwoordelijkheid te zorgen voor zijn of haar gezondheid (en niet alleen omdat het belangrijk is voor het werk).

Onderhoudsschema

Machines en gebouwen hebben onderhoud nodig en als ze kapot zijn moeten ze hersteld of vervangen worden. Ik sta er altijd van te kijken hoe lang er soms met kapotte machines wordt doorgewerkt. Iedereen irriteert zich er aan, en toch wordt er maar doorgeprutst. En met de juiste actie zou het zó opgelost zijn.
Zorg dus voor een onderhoudsschema, dat periodiek en preventief onderhoud en controle op de werking waarborgt en maak het een vast onderdeel van je agenda. En accepteer nooit dat er met spullen wordt gewerkt die niet in orde zijn.

Banden en oliepeil

In mijn agenda staat inmiddels een herinnering om periodiek banden en oliepeil te controleren. Dat is overigens geen garantie dat ik het ook altijd doe, want belangrijke maar niet urgente zaken worden gemakkelijk vergeten of uitgesteld. En daar heb ik nog steeds geen goede truc voor. En ik ben dus niets beter dan de gemiddelde mens.