Over olifanten en spaghetti

Ik las eens een verhaal over het ontwerpen van een groot universiteitsplein. Het moest een plein worden met veel groen. Daartussen was een aantal paden getekend. Die werden echter nog niet aangelegd, maar om de groenpartijen werd een groot gazon ingezaaid. Na een tijdje kon je precies zien hoe de studenten meestal liepen. Er ontstonden “olifantenpaadjes”: kaal en platgetrapt gras waar veel werd gelopen.

Precies op die paadjes werden de paden aangelegd. Daardoor was iedereen tevreden met de indeling en werd er bijna nooit buiten de paden gelopen.

Spaghetti-diagram

Mensen nemen onbewust bepaalde routes. Ook op het werk kiezen ze de makkelijkste manier om hun werk te doen. Hun werk is daarin leidend, maar de indeling van de werkruimte kan enorm helpen verspillingen te reduceren. Het spaghetti-diagram is daarvoor een prachtig instrument. Het werkt als volgt.

Op een plattegrond van een afdeling of werkplek teken je de dagelijkse route van mensen of goederen. Teken wel de werkelijke situatie, niet de theoretische. Want je weet: n theorie is praktijk en theorie gelijk. In de praktijk echter…

Werkelijke situatie

Maar hoe kom je nu aan die werkelijke situatie? Dat vergt wat observatietijd. Ik heb wel eens een video vanaf een hoog punt gebruikt. Maar je kunt ook iemand enkele dagen laten observeren. Hiervoor kun je bijvoorbeeld een stagiaire inzetten, die daarna als opdracht samen met jou en het team een verbetertraject kan starten.

De medewerkers zelf laten bijhouden kan ook, maar hou daarbij rekening dat er gedurende het onderzoek onbewust “gewenst gedrag” kan ontstaan. Al is het alleen maar doordat mensen zich dan bewust worden van verspillingen en hun gedrag daarop gaan aanpassen. Normaal een heel mooi fenomeen, maar nu kan het de uitkomst beïnvloeden.

Verbluffend resultaat

Je krijgt dan een spaghetti-diagram waarop de bewegingen van mensen en goederen te zien is. Het resultaat kan verbluffend zijn. Want als je beseft dat onnodige beweging en vervoer volgens Lean een verspilling  is, dan zie je in één oogopslag hoeveel je aan het verspillen bent met een niet efficiënte indeling van de ruimte.

Herindelingstips

Je kunt dan gaan herschikken. Hou daarbij verschillende inzichten voor ogen:

• Probeer onnodige beweging en vervoer zoveel mogelijk te voorkomen, tot het punt dat mensen zoveel stilzitten of -staan, dat het gezonder is ze meer te laten lopen. Één centrale printer per afdeling is daarom soms beter dan allemaal losse printers bij de werkplek.
• Werken aan de binnenkant van een U-vorm voorkomt overbodige beweging.
• Hou in een U-vorm rekening met de natuurlijke oriëntatie van de mens. Werken doen we het liefst van links naar rechts, maar het pakken van goederen uit schappen doen we het liefst linksom, dus met de schappen aan onze rechterkant.
• Wat je het vaakst nodig hebt zet je dichtbij, de rest verder weg. Een indeling op soort is pas belangrijk als mensen moeten zoeken op soort. Als ze worden gestuurd – door een paklijst, een handscanner of een logisch gekleurde of genummerde schapindeling is het onbelangrijk.
• Ga uit van comfort en effectiviteit voor medewerkers. Niet van de inrichting. Medewerkerstevredenheid ontstaat door makkelijk en lekker werken. De inrichting moet daaraan ondersteunend zijn. Het effect? Kijk maar eens naar het plaatje. Bij de eerste versie is even vaak van de balie gelopen om spullen te pakken als de tweede versie. En even vaak (tel maar na) bij een kast of schap gestopt. Maar het aantal meters lopen is enorm veel minder.
• Vergeet niet het team erbij te betrekken.

Olifantenpaadjes

Maak de indeling niet helemaal vast. Hou rekening met de “olifantenpaadjes” uit het begin van dit verhaal. Mensen zoeken toch hun eigen weg, hoe het ook is bedoeld. Je kunt het nog zo mooi bedenken, de praktijk pakt soms anders uit. Dan is het handig dat je de inrichting nog kunt aanpassen aan de praktijk.