Vragend management

Een tijdje geleden begeleidde ik een organisatie die projectmatig data-entry werk deed. Dagelijks hadden de teamleiders een dagstart van 15 minuten, geleid door de manager, in een glazen overlegruimte (we noemden het de vissekom) staand rond het prestatie- en verbeterbord.
Op een dag was de manager door omstandigheden te laat. Iedereen had het prestatiebord al ingevuld, conform het dagelijks ritueel.

Bob

Één van de teamleiders was Bob. Een prachtig type met het hart op de tong: grappig, expressief en hij kon zomaar uit het niets een karikatuur of typetje doen.

Toen de manager er nog niet was, begon hij – voor de grap, in een rolletje als manager – met de opmerking: “Het is 9 uur. We gaan beginnen.” Iedereen vond het wel grappig en speelde mee. We begonnen gewoon met de dagstart. Bob was niet op de hoogte van alle ins en outs, hij had geen kennis die een manager normaal gesproken heeft en wist niet wat de planning voor de teams was.
Hij heeft de rest van de dagstart alleen maar vragen gesteld. “Hoe zitten we met de bezetting?”, “Zijn er nog mededelingen?”. Hoe ging het gisteren? Hebben we de doelen gehaald?”, “Hoe was de kwaliteit?”. En ongemerkt gleed Bob vanuit zijn typetje naar een normale dagstart, die deze keer niet door de manager maar door Bob werd geleid.

Toen de manager binnenkwam zag hij hoe het ging en gebaarde om gewoon door te gaan. En Bob vroeg verder: “Wat is de planning en gaan we die halen?” Zo niet: “Hoe komt dat? En wat heb je nodig om het toch te kunnen bereiken?”, “Wie kan helpen en hoe?”, enzovoort.

Effectief door vragen stellen

Geloof het of niet: het was één van de beste dagstarts die ik heb meegemaakt. Het enige dat Bob wist, was hoe een goede dagstart hoort te verlopen. Door alleen maar vragen te stellen, zette hij het team in de actieve modus. De deelnemers deden de dagstart, en de dagstartleider zorgde alleen voor het proces.

Ik weet niet of er een wetenschappelijke term voor bestaat, maar ik noem het “vragend management”. Het is een effectieve manier om medewerkers in hun kracht te zetten.

Door meer vragen te stellen:

• geef je vertrouwen aan je medewerkers
• laat je je medewerkers meedenken in plaats van afwachten
• maak je het jezelf makkelijker
• komen er betere oplossingen die per definitie meer draagvlak hebben, want ze zijn bedacht door de mensen die dagelijks met de materie werken.

Het enige dat je nog hoeft te doen is af en toe een besluit nemen: “Ja, goed idee. Dat gaan we doen.” gevolgd door een nieuwe vraag: “Wie wil dat regelen of daar bij helpen?”.

Probeer het zelf!

Heb je vandaag een gesprek met één of enkele medewerkers? Ik daag je uit in dat gesprek eens zoveel mogelijk vragen te stellen en bijna niets te vertellen of uit te leggen. Je zult verbaasd zijn over
1. hoe lastig dat is als je het niet gewend bent, en
2: hoeveel het gesprek je op deze manier oplevert.

Ik hoor graag hoe het jou is vergaan.

Veel succes deze week met het meer stellen van vragen.
Ik spreek je volgende week bij de nieuwe Lean Week-Up Call.