Stappenplan Kai Zen

Kai Zen stappenplan

Kai Zen of RCPSEen sessie met medewerkers van alle betrokken afdelingen, met als doel een probleem op te lossen door de grondoorzaak aan te pakken.

Je volgt de volgende 6 stappen.

1. Definieer de probleemstelling

De probleemstelling is het belangrijkste onderdeel van de Kai Zen sessie. Bij een verkeerde probleemstelling kun je in de verkeerde richting zoeken. En krijg je een verkeerde uitkomst.

Definieer het probleem met behulp van de vragen: wie, wat waar, wanneer, hoe en hoe vaak. Vertaal de waarom vraag met: “Waarom is het zo belangrijk?”. Met andere woorden: hoe erg het is als het probleem niet wordt opgelost. (de “Nou èn?”- of “So what?”-vraag.)

Stel hypothesen of onderzoeksvragen op.

2. Meet de feiten

Ga niet uit van veronderstellingen of aannames, maar meet de feiten. De hypothesen of onderzoeksvragen uit de vorige stap moeten worden onderbouwd.

Bepaal welke feiten en cijfers van belang zijn.

Als er geen gegevens voorhanden zijn, bepaal dan hoe je die kan verzamelen met bijvoorbeeld tellen of steekproeven. Zo kun je toch op een feitelijke basis de onderzoeksvraag beantwoorden.

3. Analyseer de feiten en zoek grondoorzaken

Visgraat diagram voorbeeldGa op zoek naar de grondoorzaken voor de hypothesen. Hiervoor kun je een oorzaak-effect diagram ofwel een visgraat-diagram gebruiken. Hierop vermeld je mogelijke oorzaken en verdiep je die met de 5 x Why-techniek naar grondoorzaken.
Een goede analyse heeft veel grondoorzaken.

Let op! Tot en met fase 3 wordt er niet over oplossingen gesproken.

4. Genereer verbeterideeën

Ga met de betrokkenen brainstormen om voor elke grondoorzaak een oplossing te vinden. Bepaal welke oplossingen het meest bijdragen aan de oplossing van het probleem. Vaak is er een 20-80 regel. 20% van de oplossingen voorkomt 80% van het probleem. Kies die oplossingen om uit te voeren.

Maak een actieplan.

5. Implementeren

Voer de acties uit het actieplan gestructureerd en voortvarend uit. Het is belangrijk de voortgang te bewaken en alle stakeholders hierover te informeren.

6. Controleer en borg

Meet of de verbeteracties het gewenste effect hebben. Gebruik hiervoor dezelfde metingen uit stap 2. Mocht dit niet zo zijn, is dit aanleiding voor een nieuwe start van de cirkel.

Vier de behaalde successen met de mensen die hebben geholpen.

Zorg ervoor dat de nieuwe situatie wordt gestandaardiseerd, zodat het in de organisatie geborgd wordt.

2 thoughts on “Stappenplan Kai Zen

  1. Olga

    Beste Ron, helder artikel. Wat is zelf lastig vind start al bij stap 1. Wat is een goede probleemstelling? Is dit gelijk aan een doelstelling? Ik blijf er mee worstelen, ieder keer opnieuw… Is het mogelijk hierover een kort en bondig artikel te maken, met bruikbare praktische voorbeelden? Veel dank voor alle inspiratie.

    Reageren
    1. Ron van der Aar Bericht auteur

      Beste Olga,
      Het is inderdaad lastig. Een goede probleemstelling is cruciaal voor de rest van de Kai Zen en voor het resultaat. Misschien heb je hier iets aan. Het zijn een aantal vragen die je bij een probleemanalyse kunt gebruiken. Ik heb het gevonden op internet en geeft bruikbare handvatten:
      – Waar, wanneer en hoe vaak doet het probleem zich voor?
      – Wat zijn de gevolgen van het probleem? Bij voorkeur is hier een link met de strategie van
      het bedrijf en/of klantwaarde.
      – Welke KPI’s worden hierdoor beïnvloed? Wat zijn de resultaten op dit moment?
      – Welke verbetering moet er gerealiseerd worden?
      – Wie zijn de belanghebbenden van het project? Denk aan klanten, leveranciers, de eigenaar
      van andere processen, et cetera

      Uiteindelijk moeten deze vragen uitmonden in een heldere probleemstelling die uit één of enkele zinnen bestaat.
      Draai daarna de situatie om: als dit probleem is opgelost, geven de antwoorden van de vragen uit de probleemanalyse dan een positief beeld?

      Heel veel succes.

      Reageren

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.