Actiepunten blijven nooit meer liggen

Ik kom oorspronkelijk uit een bankenomgeving. Hoewel banken een commerciële basis hebben, hebben ze bureaucratische trekjes. En zeker in vroeger tijden.
Ik neem je even mee hoe het in mijn herinnering met bijvoorbeeld de vergaderingen ging. In mijn geval bij de bank, maar het is vast ook wel herkenbaar bij andere organisaties.

Herkenbaar?

Op het tweewekelijks werkoverleg werd heel veel besproken, maar weinig afgesproken. En dan kreeg je ook nog een ellenlang verslag, als je geluk had 2 dagen voor het volgende werkoverleg.

Bij mij (en ik weet zeker: bij veel anderen ook) ging het met mijn actiepunten als volgt: een paar uur voor het werkoverleg dacht ik: “Oeps! Stond er nog ergens een actie voor mij in het verslag?”
En de rest van de tijd was ik paniekerig bezig een beginnetje van iets kleins te maken of een paar mailtjes te sturen, zodat ik kon zeggen dat ik er mee bezig was. Maar vooral een kletsverhaal te verzinnen waarom er nog niets aan het actiepunt was gedaan.
In het overleg werd dan het punt – net als veel andere punten overigens – zonder enige weerstand doorgeschoven naar het volgende overleg: over twee weken!
Dat betekende dat er minstens gedurende twee weken, maar vaak nog veel langer niets was veranderd!

Niet bij een Lean-organisatie!

Bij een Lean organisatie heb je natuurlijk óók overlegmomenten. Ze zijn echter korter op elkaar dan je gewend bent. Je hebt bijvoorbeeld een weekstart (ééns per week een half uurtje) en een dagstart (elke dag maximaal een kwartier).

Hoe gaat het dan met die actiepunten? Op de weekstart wordt een duidelijke afspraak gemaakt, inclusief één(!) eigenaar, een deadline (max 3 dagen verder) en een duidelijke omschrijving van het resultaat. Oftewel: hoe ziet het er uit als het klaar is?
Vervolgens komt dit punt ook op het “verbeterbord” van de dagstart terecht. En elke dag geeft de eigenaar tijdens de dagstart kort de voortgang van de actie aan, wat goed gaat en waar knelpunten zitten. En elke dag kan hij dan ook hulp of tips krijgen van collega’s om de knelpunten op te lossen. Maar ook een compliment over de voortgang en over wat er goed gaat.

Focus

Door deze focus, en het gevoel dat je het samen doet, duurt zo’n actiepunt nooit veel langer dan nodig is. Dat geeft een zeer korte doorlooptijd, een goed resultaat, draagvlak bij het team en een fantastische energie!
Dat is heel wat beter dan de doorlooptijd van minimaal twee weken van vroeger, toch?

Hoe lang duurt het bij jou voordat de actiepunten zijn afgehandeld? Is het ook binnen enkele dagen geregeld? Of blijven ze in jouw organisatie ook langer liggen dan nodig is? Ik ben benieuwd naar je ervaringen en of het in jouw organisatie ook beter kan.

Meer afspraken dan realisaties?

Als er bij jouw organisatie ook meer wordt afgesproken dan gerealiseerd, bel me dan eens voor een afspraak. Ik kan je prima helpen.

Volgende week vertel ik in deze miniserie “Van Strategie naar Actie” de dagstart. Een mooi staaltje van kortcyclisch overleg. Tot dan.