A3: probleemoplossing als een verhaal
Toen de Amerikaanse President Woodrow Wilson gevraagd werd naar de voorbereidingstijd van zijn fameuze korte speeches, zei hij: “If I am to speak ten minutes, I need a week for preparation; … if an hour, I am ready now.”
Kort is moeilijker dan lang
Hij heeft het bij het rechte eind. Ik moest eens een ultrakorte presentatie geven. Die mocht niet langer zijn dan 5 minuten. Dat moest ik heel grondig voorbereiden, want het is veel moeilijker om kort en bondig een goed verhaal neer te zetten, dan een lange presentatie. Je hebt in 5 minuten tenslotte geen tijd om je publiek mee te nemen in je gedachtegang, geen tijd om verschillende opties te belichten, geen tijd om uitgebreid voorbeelden te geven.
Dus bij de voorbereiding van die presentatie ga je wikken en wegen:
- Wat is precies je boodschap?
- Hoe zorg je voor herkenning van je verhaal bij je publiek?
- Welk effect wil je bij je publiek bereiken en hoe zorg je daarvoor?
- Hoe creëer je “beelden” in het hoofd van je publiek?
- Wat zijn catchy uitspraken die blijven hangen bij de luisteraar
En dan maar redigeren, schrappen wat toch overbodig is, veranderen om de tekst pakkender te maken etcetera. Maar als het dan klaar is, is het vaak veel beter dan een zwamverhaal van een half uur.
Verbeterplan op 2 A4-tjes
Zo werkt het ook met een verbeterplan. Iemand vertelde me ooit: “Als het niet op 2 A4-tjes past, is het geen goed plan.” Een kort en krachtig plan werkt veel beter dan een plan van aanpak van 30 pagina’s. En daar heeft Lean een instrument voor: A3. Nou, laat dat nu toevallig even groot zijn als 2 A4-tjes…
A3
Een A3 is een verbeterplan dat op een vel A3 papier past. Dit instrument hangt nauw samen met de Kai-Zen techniek. Die kun je hier nog even teruglezen. Kai-Zen leidt je door het proces van probleemoplossing heen. A3 is het inhoudelijke verbeterplan.
Een formele indeling voor een A3 is er niet, maar hieronder vind je een voorbeeld. Wel zijn er een aantal vaste onderdelen:
- Titel
- Eigenaar en (versie)datum
- Probleemstelling
- Huidige situatie
- Doeltoestand
- Grondoorzaken
- Tegenmaatregelen om deze grondoorzaken weg te nemen
- Stappen van het actieplan
- Follow up (check uit PDCA)
Aandachtspunten
Bij het maken van een A3 is het belangrijk het volgende te realiseren:
- Bij Lean is de definitie van een probleem: iets dat het bereiken van de gewenste situatie in de weg staat. Een factor dus, die het verschil bepaalt tussen de huidige en de gewenste situatie. Als je die factor wegneemt, kom je dus dichter bij de gewenste situatie. En meteen kom je dan een volgend probleem tegen, totdat je de gewenste situatie hebt bereikt.
- Een A3 geeft het verhaal van de probleemoplossing weer. Voor elke lezer is duidelijk wat de bedoeling is, waarom en hoe.
- Een A3 is een levend document. Je maakt het niet als invuloefening, je verbetert het continu door er veel over te praten. Daardoor wijzigt het voortdurend gedurende het proces.
- Je gebruikt veel grafische elementen: plaatjes zeggen meer dan tekst.
- Je doet niet aan symptoombestrijding, maar je zoekt naar de grondoorzaak.
- Op de werkvloer (Gemba in het Leanjargon) haal je je informatie. Dus je gaat de werkvloer op om te meten, tellen, timen en experimenteren. De uitkomsten hiervan gebruik je dan weer om je A3 te verbeteren.
Hou er rekening mee dat het maken van een A3 uiteindelijk meer tijd kost dan een lijvig plan van aanpak. Door de beknoptheid moet je goed nadenken en praten over de essentie van alles. Praat er met veel mensen over, laat ze kritisch zijn en uiteindelijk is niet alleen het plan beter, maar is er ook een groot draagvlak voor. En dat helpt enorm bij de uitvoering. Een interessant boek hierover is “Managing to Learn“, van John Shook.
Natuurlijk hangt de A3, samen met alle andere A3’s en alle stuurinformatie in de Obeya, het zenuwcentrum van het bedrijf.
Zo wordt je verbeterplan steeds beter totdat je het kan uitvoeren. Als jij ook een keer iets wil verbeteren in je proces, gebruik dan eens de techniek van een A3. Het werkt heel veel effectiever dan en lijvig rapport.